Polityka prywatności platformy Motivla

Data wejścia w życie: 21.04.2026
Ostatnia aktualizacja: 21.04.2026

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzane są dane osobowe w związku z korzystaniem z ekosystemu Motivla, obejmującego:

Niniejsza Polityka Prywatności ma charakter informacyjny i służy wyjaśnieniu zasad przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z Motivla. Polityka Prywatności nie zastępuje regulaminów korzystania z Platformy, Panelu Specjalisty ani Aplikacji.

Platformę Motivla rozwija i obsługuje TDGSoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Przeźmierowie.

Motivla jest narzędziem informatycznym wspierającym pracę Specjalistów i Organizacji z Klientami. Motivla nie świadczy usług terapeutycznych, psychologicznych, medycznych, coachingowych, doradczych ani innych usług specjalistycznych na rzecz Klientów.

Polityka dotyczy w szczególności:

2. Administrator danych i dane kontaktowe

Administratorem danych osobowych w zakresie, w jakim TDGSoft samodzielnie decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych, jest:

TDGSoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
ul. Składowa 44C
62-081 Przeźmierowo
KRS: 0001077131
NIP: 7812062638
REGON: 527260546

Kontakt w sprawach prywatności:
e-mail: privacy@motivla.com

Kontakt ogólny / support:
e-mail: kontakt@motivla.com

W sprawach dotyczących danych przetwarzanych w ramach Współpracy Klienta ze Specjalistą lub Organizacją Klient powinien w pierwszej kolejności kontaktować się ze swoim Specjalistą albo Organizacją, ponieważ w tym zakresie administratorem danych jest Specjalista albo Organizacja.

3. Role w przetwarzaniu danych

W Platformie Motivla występują różne role związane z przetwarzaniem danych osobowych.

3.1. TDGSoft jako administrator danych

TDGSoft jest administratorem danych osobowych w zakresie, w jakim samodzielnie określa cele i sposoby przetwarzania danych. Dotyczy to w szczególności:

3.2. Specjalista albo Organizacja jako administrator danych Klienta

W zakresie danych Klienta przetwarzanych w ramach Współpracy ze Specjalistą lub Organizacją administratorem danych jest odpowiednio Specjalista albo Organizacja.

Dotyczy to w szczególności danych związanych z:

W tym zakresie TDGSoft działa jako podmiot przetwarzający, czyli przetwarza dane na polecenie Specjalisty albo Organizacji w celu technicznego umożliwienia korzystania z Platformy i Aplikacji.

3.3. Obowiązki Specjalisty lub Organizacji

Specjalista albo Organizacja odpowiada za zgodność z prawem przetwarzania danych Klienta w ramach Współpracy, w szczególności za:

4. Podstawowe definicje

Na potrzeby niniejszej Polityki Prywatności:

Motivla / Platforma – system informatyczny obejmujący Stronę internetową / Landing page, Panel Specjalisty, aplikację mobilną dla Klientów, System logowania i autentykacji oraz powiązaną infrastrukturę techniczną.

Strona internetowa Motivla – publiczna część informacyjna Motivla dostępna bez logowania, służąca w szczególności prezentacji informacji o Platformie, ofercie, cenniku, formularzu kontaktowym, formularzu demo, materiałach informacyjnych lub marketingowych.

Panel Specjalisty – część Platformy dostępna po zalogowaniu, przeznaczona dla Specjalistów i Organizacji, umożliwiająca w szczególności zarządzanie Kontem Specjalisty, Klientami, Organizacją, Aktywnościami, Programami, Materiałami, subskrypcją i płatnościami.

Aplikacja – aplikacja mobilna Motivla przeznaczona dla Klientów.

Specjalista – osoba fizyczna lub podmiot korzystający z Platformy w związku z prowadzoną działalnością zawodową, edukacyjną, terapeutyczną, psychologiczną, coachingową, doradczą, rozwojową lub inną działalnością, w ramach której udostępnia Klientowi Aktywności, Programy, Materiały, Komentarze, Informacje zwrotne lub inne treści.

Organizacja – podmiot, zespół lub wspólna przestrzeń organizacyjna w Platformie, w ramach której może działać jeden lub więcej Specjalistów.

Klient – osoba fizyczna korzystająca z Aplikacji w celu realizacji Aktywności, Programów, Materiałów lub innych treści udostępnionych jej przez Specjalistę albo Organizację.

Konto techniczne – konto służące do logowania, identyfikacji użytkownika, autentykacji i zabezpieczenia dostępu do Platformy lub Aplikacji.

System logowania i autentykacji – techniczna część Platformy służąca do tworzenia Kont technicznych, logowania, autentykacji, obsługi sesji i ochrony dostępu do kont.

Konto Specjalisty – konto umożliwiające Specjaliście korzystanie z Panelu Specjalisty.

Konto Klienta – konto umożliwiające Klientowi korzystanie z Aplikacji po zalogowaniu i aktywacji dostępu.

Współpraca – relacja pomiędzy Klientem a Specjalistą albo Organizacją w ramach Platformy.

Aktywność – zadanie, ćwiczenie, formularz, ankieta, kwestionariusz, polecenie, materiał lub inna treść udostępniona Klientowi.

Program – zestaw Aktywności lub Materiałów ułożonych w określonej kolejności, strukturze albo harmonogramie.

Materiały – treści edukacyjne, informacyjne, instruktażowe, tekstowe, audio, wideo lub inne treści udostępnione w Platformie.

Komentarze – wiadomości lub wpisy dodawane przy Aktywności przez Klienta, Specjalistę lub Organizację.

Informacja zwrotna – komentarz, zalecenie, wskazówka, rekomendacja, instrukcja, odpowiedź, podsumowanie lub inna treść dodana albo udostępniona Klientowi przez Specjalistę lub Organizację.

Dane dotyczące zdrowia lub dobrostanu – dane osobowe dotyczące zdrowia fizycznego lub psychicznego, samopoczucia, nastroju, emocji, dobrostanu, trudności osobistych, odpowiedzi na ćwiczenia, wyników ankiet lub kwestionariuszy, wpisów refleksyjnych, dziennikowych albo innych informacji, które mogą ujawniać informacje o stanie zdrowia, kondycji psychicznej, emocjonalnej lub sytuacji osobistej Klienta.

Komunikacja marketingowa – działania informacyjne lub promocyjne dotyczące Motivla, w szczególności newsletter, wiadomości e-mail, komunikaty dotyczące oferty, zaproszenia na demo, informacje o funkcjach Platformy, treści edukacyjne, kampanie reklamowe oraz komunikacja prowadzona za pośrednictwem mediów społecznościowych.

RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.

5. Dane obowiązkowe i dobrowolne

Podanie niektórych danych osobowych jest niezbędne do korzystania z określonych funkcjonalności Motivla, w szczególności do utworzenia Konta technicznego, logowania, aktywacji Współpracy, korzystania z Panelu Specjalisty, obsługi płatności, wystawienia faktury, rachunku albo innego dokumentu księgowego, obsługi zgłoszeń, reklamacji lub kontaktu.

Podanie innych danych może być dobrowolne, ale ich niepodanie może ograniczyć możliwość skorzystania z danej funkcjonalności, personalizacji ustawień, otrzymywania powiadomień, kontaktu zwrotnego, udziału w komunikacji marketingowej albo korzystania z wybranych usług.

Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody, osoba, której dane dotyczą, może cofnąć zgodę w każdym czasie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

6. Konto techniczne, logowanie i dane techniczne

Platforma może wykorzystywać wspólny System logowania i autentykacji. System ten umożliwia utworzenie Konta technicznego, logowanie, autentykację użytkownika, obsługę sesji oraz ochronę dostępu do Panelu Specjalisty i Aplikacji.

Konto techniczne może być wykorzystywane przez Klienta albo Specjalistę. Samo utworzenie Konta technicznego nie oznacza jeszcze zawarcia umowy o korzystanie z Platformy jako Specjalista ani aktywacji Współpracy jako Klient.

Do zawarcia właściwej umowy o korzystanie z danej usługi Motivla dochodzi dopiero po przejściu odpowiedniego procesu aktywacji, w szczególności po zaakceptowaniu właściwego regulaminu i zapoznaniu się z Polityką Prywatności w odpowiednim formularzu lub kreatorze.

W ramach Systemu logowania i autentykacji oraz zapewniania bezpieczeństwa Platformy TDGSoft może przetwarzać w szczególności:

Dane te są przetwarzane w celu utworzenia i obsługi Konta technicznego, umożliwienia logowania, autentykacji, zapewnienia bezpieczeństwa, ochrony przed nieuprawnionym dostępem, diagnozowania błędów, poprawy stabilności, wykrywania nadużyć oraz obsługi zgłoszeń technicznych.

Podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem, obowiązek prawny albo uzasadniony interes TDGSoft polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowego działania Platformy.

7. Strona internetowa Motivla, cookies i technologie marketingowe

Strona internetowa Motivla jest publiczną częścią informacyjną dostępną bez logowania. Może służyć w szczególności prezentacji Platformy, oferty, cennika, materiałów informacyjnych, formularzy kontaktowych lub formularzy demo.

W przypadku korzystania ze Strony internetowej / Landing page Motivla TDGSoft może przetwarzać dane techniczne oraz dane przekazane dobrowolnie przez użytkownika, w szczególności:

Dane te są przetwarzane w celu wyświetlenia strony, zapewnienia jej bezpieczeństwa, obsługi zapytań, kontaktu z osobą zainteresowaną ofertą, przygotowania lub przedstawienia informacji o usługach, prowadzenia analityki lub marketingu, jeżeli stosowane narzędzia wymagają zgody i użytkownik takiej zgody udzielił, a także dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Strona internetowa Motivla może korzystać z plików cookies lub podobnych technologii. Cookies mogą być wykorzystywane w szczególności w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, utrzymania bezpieczeństwa, zapamiętania ustawień użytkownika, analizy ruchu na stronie oraz prowadzenia działań marketingowych, jeżeli stosowane są narzędzia marketingowe i użytkownik wyraził wymaganą zgodę.

Panel Specjalisty oraz System logowania i autentykacji mogą wykorzystywać techniczne mechanizmy niezbędne do utrzymania sesji, logowania, bezpieczeństwa i prawidłowego działania usług po zalogowaniu.

Aplikacja mobilna Motivla nie wykorzystuje plików cookies w takim samym znaczeniu jak Strona internetowa Motivla. Aplikacja może jednak wykorzystywać techniczne mechanizmy niezbędne do działania sesji, logowania, bezpieczeństwa, diagnostyki i poprawy wydajności.

Jeżeli TDGSoft korzysta z narzędzi analitycznych lub marketingowych wymagających zgody, użytkownik otrzymuje możliwość zarządzania zgodami w sposób przewidziany przez przepisy prawa.

Narzędzia marketingowe i reklamowe, jeżeli są stosowane, dotyczą Strony internetowej / Landing page albo komunikacji marketingowej TDGSoft i nie są wykorzystywane do analizy odpowiedzi Klienta, danych zdrowia, dobrostanu, Komentarzy, Informacji zwrotnych ani postępów Klienta w Aplikacji.

8. Panel Specjalisty, Organizacje, subskrypcje i płatności

Panel Specjalisty jest częścią Platformy dostępną po zalogowaniu, przeznaczoną dla Specjalistów i Organizacji.

W związku z utworzeniem Konta Specjalisty i korzystaniem z Panelu Specjalisty TDGSoft może przetwarzać w szczególności:

Jeżeli Specjalista dodaje avatar, zdjęcie profilowe lub podobny element graficzny, może on obejmować wizerunek Specjalisty, jeżeli Specjalista sam zdecyduje się użyć zdjęcia przedstawiającego jego wizerunek.

Panel Specjalisty może udostępniać funkcję rozpoznawania mowy, dyktowania lub wprowadzania głosowego do wybranych pól tekstowych, w szczególności komentarzy, rekomendacji, zaleceń lub innych treści tworzonych przez Specjalistę. Funkcja ta służy wyłącznie do zamiany mowy Specjalisty na tekst i ułatwienia wprowadzenia treści do wybranego pola w Panelu Specjalisty.

W ramach tej funkcji Panel Specjalisty może korzystać z mikrofonu urządzenia oraz mechanizmu rozpoznawania mowy dostępnego w przeglądarce lub systemie operacyjnym użytkownika. Motivla nie hostuje własnego silnika rozpoznawania mowy i, o ile dana funkcja działa wyłącznie przez mechanizm przeglądarkowy lub systemowy, nie przesyła nagrania głosu do własnego API w celu transkrypcji.

Rozpoznawanie mowy może być obsługiwane przez dostawcę przeglądarki, systemu operacyjnego, producenta urządzenia lub dostawcę systemowej albo przeglądarkowej usługi rozpoznawania mowy. W zależności od przeglądarki, systemu operacyjnego, urządzenia, języka, ustawień i trybu działania, dane głosowe mogą być przetwarzane lokalnie albo przesyłane do dostawcy mechanizmu rozpoznawania mowy zgodnie z jego własnymi zasadami prywatności.

Motivla nie wykorzystuje dostępu do mikrofonu do nagrywania rozmów ani stałego nasłuchiwania użytkownika. Dostęp do mikrofonu jest wykorzystywany wyłącznie po działaniu użytkownika, w zakresie potrzebnym do zamiany mowy na tekst w wybranym polu Panelu Specjalisty.

Jeżeli Specjalista korzysta z Platformy w ramach Organizacji, TDGSoft może przetwarzać dane związane z Organizacją, w szczególności nazwę Organizacji, dane Administratora Organizacji, dane członków Organizacji, adresy e-mail zapraszanych osób, role i uprawnienia, historię zaproszeń, historię zmian uprawnień, informacje o przypisaniu Klientów do Organizacji oraz dane dotyczące korzystania z planu subskrypcyjnego przez Organizację.

Dane Specjalisty i Organizacji są przetwarzane w celu utworzenia i prowadzenia Konta Specjalisty, świadczenia usług drogą elektroniczną, umożliwienia korzystania z Panelu Specjalisty, obsługi Organizacji, zarządzania dostępem do Klientów, obsługi subskrypcji, płatności i dokumentów księgowych, kontaktu, wsparcia technicznego, rozpatrywania reklamacji, zapewnienia bezpieczeństwa Platformy, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami oraz realizacji obowiązków prawnych, w szczególności księgowych i podatkowych.

W przypadku korzystania przez Specjalistę lub Organizację z płatnych funkcjonalności Platformy TDGSoft może przetwarzać dane związane z płatnościami, subskrypcją oraz wystawieniem faktury, rachunku albo innego dokumentu księgowego, jeżeli jego wystawienie jest wymagane zgodnie z przepisami prawa albo żądane przez Specjalistę.

Płatności mogą być obsługiwane przez zewnętrznego operatora płatności Stripe. TDGSoft nie świadczy usług płatniczych i nie musi mieć dostępu do pełnych danych karty płatniczej użytkownika. Stripe może przetwarzać dane osobowe zgodnie z własnymi zasadami prywatności oraz przepisami dotyczącymi usług płatniczych.

Podstawą prawną przetwarzania jest wykonanie umowy, obowiązek prawny, uzasadniony interes TDGSoft lub zgoda, jeżeli w danym przypadku jest wymagana.

9. Aplikacja Klienta, kod zaproszenia i aktywacja Współpracy

Aplikacja mobilna Motivla jest przeznaczona dla Klientów i umożliwia korzystanie z Aktywności, Programów, Materiałów, Komentarzy, Informacji zwrotnych oraz innych treści udostępnionych przez Specjalistę albo Organizację.

W związku z korzystaniem przez Klienta z Aplikacji mogą być przetwarzane w szczególności:

Jeżeli Klient dodaje avatar, zdjęcie profilowe lub podobny element graficzny, może on obejmować wizerunek Klienta, jeżeli Klient sam zdecyduje się użyć zdjęcia przedstawiającego jego wizerunek.

Jeżeli Klient korzysta z funkcji ustawienia avatara przez wykonanie zdjęcia lub wybór pliku z urządzenia, Aplikacja może przetwarzać wybrane zdjęcie lub plik w celu ustawienia, zapisania i wyświetlania avatara.

Specjalista albo Organizacja może utworzyć lub zainicjować profil Klienta w Platformie i zaprosić Klienta do korzystania z Aplikacji. W tym celu mogą być przetwarzane w szczególności: adres e-mail Klienta wskazany przez Specjalistę albo Organizację, imię i nazwisko Klienta, identyfikator profilu Klienta, kod zaproszenia, data wygenerowania i wykorzystania kodu, informacja o Specjaliście albo Organizacji zapraszającej oraz status Współpracy.

Kod zaproszenia służy do aktywacji dostępu Klienta do Współpracy ze Specjalistą albo Organizacją. Klient może korzystać z jednego Konta Klienta w ramach Współpracy z jednym albo wieloma Specjalistami lub Organizacjami.

Dane Klienta są przetwarzane w celu utworzenia i obsługi Konta Klienta, umożliwienia logowania, aktywacji dostępu do Współpracy, umożliwienia korzystania z Aplikacji, dostosowania ustawień językowych i czasowych, obsługi powiadomień, zapewnienia bezpieczeństwa konta, wsparcia technicznego oraz obsługi zgłoszeń Klienta.

W zakresie danych technicznych, profilu, bezpieczeństwa, zgłoszeń i komunikacji z Klientem TDGSoft może działać jako odrębny administrator danych. W zakresie danych przetwarzanych w ramach Współpracy administratorem jest Specjalista albo Organizacja.

10. Dane Klienta przetwarzane w ramach Współpracy

W ramach Współpracy ze Specjalistą albo Organizacją w Platformie mogą być przetwarzane w szczególności:

Dane te są przetwarzane w celu umożliwienia Specjaliście albo Organizacji prowadzenia Współpracy z Klientem, udostępniania Klientowi treści, umożliwienia Klientowi wykonywania Aktywności oraz umożliwienia Specjaliście albo Organizacji analizy odpowiedzi i postępów Klienta.

W tym zakresie TDGSoft działa zasadniczo jako podmiot przetwarzający dane na polecenie Specjalisty albo Organizacji.

Brak aktywnej Współpracy może ograniczać dostęp Klienta do Aktywności, Programów, Materiałów, odpowiedzi, Komentarzy i Informacji zwrotnych. Dezaktywacja Współpracy nie musi oznaczać automatycznego usunięcia danych.

11. Dane dotyczące zdrowia, dobrostanu i dane szczególnych kategorii

W zależności od sposobu wykorzystania Platformy przez Specjalistę albo Organizację, dane Klienta mogą obejmować dane szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO, w szczególności dane dotyczące zdrowia, zdrowia psychicznego, samopoczucia, nastroju, emocji, dobrostanu lub innych informacji ujawnionych przez Klienta albo Specjalistę w ramach Współpracy.

Zakres takich danych może obejmować w szczególności:

TDGSoft nie wykorzystuje danych Klienta dotyczących zdrowia, zdrowia psychicznego, emocji, samopoczucia, odpowiedzi, ankiet, Komentarzy, Informacji zwrotnych ani postępów do celów reklamowych, marketingowych ani profilowania reklamowego.

TDGSoft nie sprzedaje danych osobowych Klienta.

Podstawę prawną i cel merytorycznego przetwarzania danych szczególnych kategorii w ramach Współpracy ustala Specjalista albo Organizacja jako administrator danych.

Platforma nie jest przeznaczona do celowego przetwarzania danych dotyczących wyroków skazujących lub czynów zabronionych w rozumieniu art. 10 RODO. Jeżeli Klient, Specjalista lub Organizacja samodzielnie wprowadzi takie informacje do Aplikacji, Panelu Specjalisty, Komentarzy, odpowiedzi, Aktywności, Programów lub innych treści, dane te są przetwarzane wyłącznie w zakresie technicznie niezbędnym do działania Platformy albo w zakresie określonym przez Specjalistę lub Organizację jako administratora danych.

Użytkownicy nie powinni wprowadzać danych dotyczących wyroków skazujących lub czynów zabronionych do Platformy, chyba że jest to niezbędne w ramach Współpracy i zgodne z zasadami określonymi przez właściwego administratora danych, czyli Specjalistę albo Organizację.

Specjalista lub Organizacja, jako administrator danych Klienta w ramach Współpracy, odpowiada za ocenę, czy zakres danych zbieranych od Klienta jest adekwatny, niezbędny i zgodny z przepisami prawa.

12. Uprawnienia urządzenia, powiadomienia, PIN, biometria i rozpoznawanie mowy

Aplikacja mobilna i Panel Specjalisty korzystają wyłącznie z takich uprawnień urządzenia lub przeglądarki, które są potrzebne do działania dostępnych funkcjonalności.

Aplikacja mobilna Klienta może korzystać w szczególności z:

Panel Specjalisty może korzystać w szczególności z:

Dostęp do aparatu, zdjęć, plików, mikrofonu, usługi rozpoznawania mowy lub innych zasobów urządzenia następuje wyłącznie w zakresie niezbędnym do skorzystania z danej funkcjonalności oraz zgodnie z ustawieniami systemu operacyjnego, urządzenia lub przeglądarki. Jeżeli system operacyjny albo przeglądarka wymaga zgody użytkownika na taki dostęp, dana funkcja korzysta z zasobu dopiero po udzieleniu zgody przez użytkownika.

Funkcja rozpoznawania mowy w Panelu Specjalisty służy wyłącznie do zamiany mowy na tekst w celu ułatwienia wprowadzania treści do wybranego pola, w szczególności komentarza, rekomendacji, zalecenia lub innej treści tworzonej przez Specjalistę.

Rozpoznawanie mowy w Panelu Specjalisty może być obsługiwane przez mechanizm dostępny w przeglądarce lub systemie operacyjnym użytkownika. W zależności od przeglądarki, systemu operacyjnego, urządzenia, języka, ustawień i trybu działania, dane głosowe mogą być przetwarzane lokalnie albo przesyłane do dostawcy mechanizmu rozpoznawania mowy, np. dostawcy przeglądarki, systemu operacyjnego lub producenta urządzenia.

Motivla nie wykorzystuje dostępu do mikrofonu do nagrywania rozmów ani stałego nasłuchiwania użytkownika. Dostęp do mikrofonu jest wykorzystywany wyłącznie w związku z funkcją wybraną przez użytkownika, w szczególności dyktowaniem lub wprowadzaniem tekstu głosem.

Aplikacja mobilna Klienta może oferować opcjonalne wprowadzanie treści głosowo (zamiana mowy na tekst), aby ułatwić wypełnianie pól tekstowych zamiast pisania z klawiatury.
Korzystanie z tej funkcji wymaga dostępu do mikrofonu urządzenia. Podczas nasłuchu przetwarzany jest sygnał audio w celu uzyskania tekstu rozpoznanego z mowy. Użytkownik uruchamia tę funkcję dobrowolnie; może w każdej chwili zrezygnować i wpisywać treść ręcznie.
Rozpoznawanie mowy jest realizowane z wykorzystaniem funkcji systemowych urządzenia i oprogramowania producenta systemu operacyjnego lub wskazanego przez niego dostawcy (w zależności od platformy, typowo Apple na iOS oraz usługi rozpoznawania mowy Google na Androidzie). W ten sposób dane z mikrofonu mogą być przetwarzane zgodnie z zasadami i dokumentacją tych podmiotów, w tym poza urządzeniem, o ile wymaga tego dany model usługi.
W ramach samej funkcji głosowej przekazywany jest do aplikacji wynik w postaci tekstu, który użytkownik może zatwierdzić w formularzu. Dalsze przechowywanie i wykorzystanie tak wprowadzonej treści następuje na zwykłych zasadach opisanych w niniejszej polityce dla odpowiednich treści w aplikacji (np. notatki, komentarze, pola edycji), o ile użytkownik zapisze te dane w ramach działania aplikacji.
Dostęp do mikrofonu można wycofać w ustawieniach prywatności systemu operacyjnego; bez tego uprawnienia funkcja głosowa nie będzie działać.
Aplikacja może umożliwiać lub wymagać ustawienia dodatkowego zabezpieczenia dostępu, w szczególności kodu PIN, funkcji biometrycznych dostępnych na urządzeniu mobilnym lub innego mechanizmu zabezpieczającego.

Kod PIN lub biometria służą ochronie dostępu do Aplikacji po zalogowaniu albo przy ponownym otwieraniu Aplikacji na urządzeniu Klienta. Nie zastępują one danych logowania do Konta Klienta.

Jeżeli użytkownik korzysta z biometrii dostępnej na urządzeniu, dane biometryczne są co do zasady obsługiwane lokalnie przez system operacyjny urządzenia. TDGSoft nie otrzymuje i nie przechowuje danych biometrycznych użytkownika, takich jak odcisk palca lub obraz twarzy.

Motivla może wysyłać użytkownikom wiadomości e-mail, komunikaty systemowe lub powiadomienia push związane z korzystaniem z Platformy, Panelu Specjalisty lub Aplikacji. Mogą one dotyczyć w szczególności zaproszenia do Aplikacji, kodu zaproszenia, aktywacji konta, logowania, Aktywności, Programów, Materiałów, przypomnień, Informacji zwrotnych, ustawień konta, bezpieczeństwa, zgłoszeń technicznych, subskrypcji, płatności, zmian w dokumentach lub usługach.

Użytkownik może wyłączyć powiadomienia push w ustawieniach systemu operacyjnego iOS lub Android. Niektóre komunikaty techniczne, bezpieczeństwa lub związane z realizacją usługi mogą być jednak niezbędne do korzystania z Platformy, Panelu Specjalisty lub Aplikacji.

Użytkownik powinien chronić swoje urządzenie, dane logowania, PIN oraz inne mechanizmy zabezpieczające przed dostępem osób trzecich.

13. Kontakt, formularze, demo, newsletter, social media i marketing

Jeżeli użytkownik kontaktuje się z TDGSoft, wypełnia formularz na Stronie internetowej Motivla, zgłasza chęć demo, składa reklamację albo zgłasza problem techniczny, TDGSoft może przetwarzać dane przekazane w tym kontakcie, w szczególności imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwę firmy lub Organizacji, treść wiadomości, dane zgłoszenia, dane techniczne dotyczące problemu, historię korespondencji oraz informacje potrzebne do rozpatrzenia reklamacji.

Dane te są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi, obsługi zapytania, przedstawienia informacji o usługach, obsługi demo, rozwiązania problemu technicznego, rozpatrzenia reklamacji, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami oraz realizacji obowiązków prawnych.

TDGSoft może prowadzić komunikację marketingową dotyczącą Motivla, w szczególności za pośrednictwem poczty elektronicznej, newslettera, formularzy dostępnych na Stronie internetowej Motivla, kampanii reklamowych oraz profili Motivla w mediach społecznościowych.

W związku z komunikacją marketingową TDGSoft może przetwarzać w szczególności:

Dane te mogą być przetwarzane w celu przesyłania newslettera, przesyłania informacji marketingowych o Motivla, obsługi zapytań dotyczących oferty, zaproszenia na demo lub prezentację Platformy, prowadzenia komunikacji w mediach społecznościowych, prowadzenia statystyk i analizy skuteczności komunikacji, wykazania udzielenia zgody, obsługi rezygnacji z komunikacji marketingowej oraz dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Jeżeli komunikacja marketingowa wymaga zgody, dane są przetwarzane na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą. Zgoda może zostać cofnięta w każdym czasie, w szczególności przez kliknięcie linku rezygnacji w wiadomości e-mail albo kontakt z TDGSoft. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

TDGSoft może prowadzić profile Motivla w mediach społecznościowych. W przypadku kontaktu z TDGSoft za pośrednictwem takich profili albo interakcji z publikowanymi treściami, dane mogą być przetwarzane również przez operatorów tych serwisów na zasadach określonych w ich własnych regulaminach i politykach prywatności.

Dane Klienta przetwarzane w ramach Współpracy ze Specjalistą albo Organizacją, w szczególności odpowiedzi Klienta, ankiety, formularze, kwestionariusze, Komentarze, Informacje zwrotne, dane dotyczące zdrowia, emocji, nastroju, samopoczucia, dobrostanu oraz informacje o postępach Klienta, nie są wykorzystywane przez TDGSoft do komunikacji marketingowej, reklamy ani profilowania reklamowego.

14. AI, zautomatyzowane przetwarzanie i brak sprzedaży danych

Platforma może wykorzystywać narzędzia sztucznej inteligencji wyłącznie pomocniczo, w szczególności do technicznego formatowania, porządkowania, redagowania lub przygotowywania niewypełnionych treści, Aktywności, Programów lub Materiałów.

W Aplikacji mobilnej Motivla przeznaczonej dla Klientów TDGSoft nie udostępnia obecnie funkcji sztucznej inteligencji analizujących odpowiedzi Klientów, Komentarze, wyniki Aktywności, ankiety, kwestionariusze, Informacje zwrotne ani inne dane Klienta przetwarzane w ramach Współpracy.

Dane Klientów, odpowiedzi Klientów, wyniki ankiet, Komentarze, Informacje zwrotne oraz dane dotyczące Współpracy nie są przekazywane do narzędzi AI w celu ich analizy, profilowania, oceny lub podejmowania decyzji wobec Klienta.

Jeżeli w przyszłości TDGSoft wdroży funkcjonalności AI przetwarzające dane Klientów w ramach Aplikacji lub Współpracy, zasady takiego przetwarzania zostaną opisane w zaktualizowanej Polityce Prywatności przed udostępnieniem takich funkcjonalności.

TDGSoft nie podejmuje wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na użytkownika wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania danych.

TDGSoft nie stosuje profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.

TDGSoft nie sprzedaje danych osobowych użytkowników.

TDGSoft nie wykorzystuje danych Klienta przetwarzanych w ramach Współpracy do celów reklamowych, marketingowych ani profilowania reklamowego. W szczególności TDGSoft nie wykorzystuje do takich celów odpowiedzi Klienta, ankiet, formularzy, kwestionariuszy, Komentarzy, Informacji zwrotnych, danych dotyczących zdrowia, danych dotyczących zdrowia psychicznego, danych dotyczących emocji, nastroju, samopoczucia lub dobrostanu ani informacji o postępach Klienta.

Komunikacja marketingowa TDGSoft dotycząca Motivla może dotyczyć Strony internetowej Motivla, oferty, funkcji Platformy, treści edukacyjnych, zaproszeń na demo lub informacji o usługach TDGSoft. Komunikacja ta jest oddzielona od danych Klienta przetwarzanych w ramach Współpracy ze Specjalistą albo Organizacją.

TDGSoft nie wykorzystuje danych Klienta z Aplikacji ani danych Współpracy do targetowania reklam, profilowania reklamowego, sprzedaży danych ani tworzenia segmentów marketingowych.

15. Odbiorcy danych i transfer danych poza EOG

Dane osobowe mogą być udostępniane lub powierzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do działania Platformy, realizacji usług, wykonania obowiązków prawnych lub ochrony praw TDGSoft.

Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

Dostawcy usług przetwarzają dane na podstawie odpowiednich umów i wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług na rzecz TDGSoft albo użytkowników.

Dane osobowe mogą być przetwarzane na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub poza nim, jeżeli korzystanie z określonych dostawców technologicznych, płatniczych, analitycznych, marketingowych, mailingowych, chmurowych, infrastrukturalnych, operatorów serwisów społecznościowych, dostawców systemów operacyjnych, dostawców przeglądarek lub dostawców usług rozpoznawania mowy tego wymaga.

W przypadku przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy TDGSoft stosuje odpowiednie mechanizmy prawne wymagane przez RODO, w szczególności decyzję o adekwatności wydaną przez Komisję Europejską, standardowe klauzule umowne, Data Privacy Framework, jeżeli ma zastosowanie, albo inne zabezpieczenia przewidziane przez przepisy prawa.

W przypadku korzystania z funkcji rozpoznawania mowy przetwarzanie danych może zależeć od przeglądarki, systemu operacyjnego, urządzenia, języka, ustawień użytkownika oraz dostawcy systemowej albo przeglądarkowej usługi rozpoznawania mowy. Zasady takiego przetwarzania mogą wynikać również z dokumentów prywatności dostawcy przeglądarki, systemu operacyjnego, producenta urządzenia lub dostawcy usługi rozpoznawania mowy.

16. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub potrzebny do dochodzenia albo obrony przed roszczeniami.

Dane Konta technicznego są przechowywane przez okres posiadania konta oraz przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, obsługi zgłoszeń, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami albo realizacji obowiązków prawnych.

Dane Specjalisty są przechowywane przez okres korzystania z Platformy, okres trwania umowy oraz przez okres wymagany przepisami księgowymi, podatkowymi lub potrzebny do dochodzenia albo obrony przed roszczeniami.

Dane Klienta przetwarzane w ramach Współpracy są przechowywane zgodnie z decyzją Specjalisty albo Organizacji jako administratora danych. TDGSoft przechowuje te dane jako podmiot przetwarzający przez czas wynikający z umowy ze Specjalistą albo Organizacją, konfiguracji Platformy, polecenia administratora danych lub obowiązków wynikających z prawa.

Logi techniczne, dane diagnostyczne i dane bezpieczeństwa mogą być przechowywane przez ograniczony czas potrzebny do zapewnienia stabilności, bezpieczeństwa, diagnostyki, wykrywania nadużyć oraz ochrony przed roszczeniami.

Dane związane z kontaktem, supportem, reklamacjami i korespondencją są przechowywane przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a następnie mogą być archiwizowane przez okres niezbędny do wykazania przebiegu kontaktu, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, realizacji obowiązków prawnych albo zapewnienia bezpieczeństwa Platformy.

Dane przetwarzane w celu wysyłki newslettera, komunikacji marketingowej lub obsługi zapytań marketingowych są przechowywane do czasu cofnięcia zgody, wypisania się z newslettera, zgłoszenia skutecznego sprzeciwu albo zakończenia obsługi zapytania, a następnie mogą być przechowywane przez okres niezbędny do wykazania udzielenia zgody, jej cofnięcia, obsługi roszczeń, prowadzenia wewnętrznych statystyk lub realizacji obowiązków prawnych.

Dane związane z komunikacją w mediach społecznościowych mogą być przechowywane zgodnie z zasadami działania danego serwisu społecznościowego oraz przez okres potrzebny do obsługi kontaktu, archiwizacji korespondencji, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Dane zapisane w kopiach zapasowych mogą być przechowywane przez okres wynikający z cyklu retencji kopii zapasowych. Dane te nie są wykorzystywane do innych celów niż zapewnienie bezpieczeństwa, integralności i odtworzenia działania Platformy.

17. Usunięcie konta i żądanie usunięcia danych

Użytkownik może zażądać usunięcia konta lub danych osobowych, kontaktując się z TDGSoft pod adresem wskazanym w niniejszej Polityce Prywatności.

Jeżeli Aplikacja lub Platforma udostępnia funkcję usunięcia konta bezpośrednio w interfejsie, użytkownik może skorzystać również z tej funkcji.

Jeżeli Aplikacja umożliwia utworzenie Konta Klienta, TDGSoft udostępnia użytkownikowi możliwość złożenia żądania usunięcia konta i danych w Aplikacji albo za pośrednictwem wskazanego formularza internetowego.

Usunięcie Konta technicznego lub Konta Klienta może uniemożliwić dalsze korzystanie z Aplikacji albo Platformy.

Usunięcie konta oznacza usunięcie albo anonimizację danych przetwarzanych przez TDGSoft jako administratora, chyba że dalsze przechowywanie określonych danych jest wymagane lub dozwolone przez przepisy prawa, niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa, rozliczeń, obsługi roszczeń albo zachowania integralności kopii zapasowych przez okres ich retencji.

W przypadku danych Klienta przetwarzanych w ramach Współpracy decyzję o usunięciu danych podejmuje Specjalista albo Organizacja jako administrator danych. Klient powinien kierować żądanie usunięcia takich danych w pierwszej kolejności do właściwego Specjalisty albo Organizacji. TDGSoft może wspierać Specjalistę albo Organizację technicznie w realizacji takiego żądania.

W przypadku aplikacji dostępnej w Google Play TDGSoft może udostępnić użytkownikom również link internetowy umożliwiający złożenie żądania usunięcia konta i danych: [link do uzupełnienia].

18. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z RODO, w zakresie i na zasadach określonych w przepisach prawa.

Prawa te obejmują w szczególności:

Odpowiedź na żądanie dotyczące praw wynikających z RODO jest udzielana bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania. W przypadkach przewidzianych przez RODO termin ten może zostać przedłużony, o czym osoba składająca żądanie zostanie poinformowana.

Jeżeli dane są przetwarzane w celach marketingowych na podstawie zgody, osoba, której dane dotyczą, może cofnąć zgodę w każdym czasie. Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu TDGSoft, osoba, której dane dotyczą, może wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania.

W zakresie danych przetwarzanych przez TDGSoft jako administratora użytkownik może kierować żądania bezpośrednio do TDGSoft.

W zakresie danych Klienta przetwarzanych w ramach Współpracy Klient powinien kierować żądania w pierwszej kolejności do Specjalisty albo Organizacji jako administratora danych. TDGSoft może wspierać Specjalistę albo Organizację technicznie w realizacji tych żądań.

19. Osoby niepełnoletnie

Aplikacja Motivla może być używana przez osoby niepełnoletnie wyłącznie wtedy, gdy jest to zgodne z przepisami prawa oraz zasadami określonymi przez Specjalistę albo Organizację.

Odpowiedzialność za ustalenie podstawy prawnej przetwarzania danych osoby niepełnoletniej, uzyskanie wymaganej zgody przedstawiciela ustawowego lub opiekuna prawnego oraz wykonanie obowiązków informacyjnych spoczywa na Specjaliście albo Organizacji jako administratorze danych Klienta.

TDGSoft nie kieruje Aplikacji samodzielnie do dzieci jako niezależnej usługi konsumenckiej i nie wykorzystuje danych osób niepełnoletnich do reklamy behawioralnej.

20. Bezpieczeństwo danych, naruszenia, linki zewnętrzne i zmiany Polityki

TDGSoft stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych.

Środki te mogą obejmować w szczególności:

Użytkownik powinien we własnym zakresie chronić dane logowania, PIN, urządzenie oraz dostęp do poczty elektronicznej używanej do logowania lub odbierania zaproszeń.

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych TDGSoft podejmuje działania wymagane przez przepisy prawa. Jeżeli TDGSoft działa jako podmiot przetwarzający, informuje właściwego administratora danych, czyli Specjalistę albo Organizację. Jeżeli TDGSoft działa jako administrator danych, wykonuje obowiązki wynikające z RODO, w tym dokonuje zgłoszeń do organu nadzorczego lub zawiadamia osoby, których dane dotyczą, jeżeli jest to wymagane przez przepisy prawa.

Platforma, Aplikacja, Panel Specjalisty lub Strona internetowa Motivla mogą zawierać linki do stron internetowych, aplikacji lub usług innych podmiotów. Niniejsza Polityka Prywatności nie opisuje zasad przetwarzania danych przez te zewnętrzne podmioty. Dotyczy to w szczególności App Store, Google Play, zewnętrznych dostawców logowania, operatora płatności Stripe, operatorów serwisów społecznościowych, dostawców narzędzi newsletterowych, mailingowych, analitycznych lub marketingowych oraz systemowych lub przeglądarkowych usług rozpoznawania mowy wykorzystywanych przez przeglądarkę lub system operacyjny, jeżeli Specjalista korzysta z funkcji dyktowania lub zamiany mowy na tekst w Panelu Specjalisty.

Informacje wskazane w niniejszej Polityce Prywatności powinny odpowiadać informacjom przekazywanym w App Store Connect oraz Google Play Console, w szczególności w zakresie kategorii danych, celów przetwarzania, udostępniania danych, danych diagnostycznych, danych wrażliwych, danych technicznych i zasad usuwania konta.

TDGSoft może okresowo aktualizować niniejszą Politykę Prywatności, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, funkcjonalności Platformy, Panelu Specjalisty, Aplikacji lub Strony internetowej Motivla, zakresu przetwarzanych danych, dostawców usług, wymagań App Store lub Google Play albo potrzeby doprecyzowania zasad przetwarzania danych.

Aktualna wersja Polityki Prywatności będzie dostępna na Stronie internetowej / Landing page, w Platformie lub w Aplikacji.

O istotnych zmianach użytkownicy mogą zostać poinformowani odpowiednim kanałem, w szczególności przez e-mail, komunikat w Panelu Specjalisty lub komunikat w Aplikacji.

21. Kontakt

W sprawach dotyczących niniejszej Polityki Prywatności lub przetwarzania danych osobowych przez TDGSoft można skontaktować się pod adresem:

TDGSoft sp. z o.o.
ul. Składowa 44C
62-081 Przeźmierowo
e-mail: privacy@motivla.com

W sprawach dotyczących danych przetwarzanych w ramach Współpracy Klient powinien kontaktować się w pierwszej kolejności ze swoim Specjalistą albo Organizacją.

W sprawach dotyczących Konta technicznego, logowania, bezpieczeństwa, działania Aplikacji, Panelu Specjalisty, danych technicznych, zgłoszeń, marketingu, newslettera lub supportu można kontaktować się bezpośrednio z TDGSoft.