Polityka prywatności platformy Motivla

Wersja: 2026.3 Data wejścia w życie: 8 sierpnia 2026 r.

 

      I.         Informacje ogólne

1.     Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzane są dane osobowe w związku z korzystaniem z funkcjonalności platformy i aplikacji Motivla, obejmujących:

a)     stronę internetową Motivla;

b)    panel Specjalisty i Organizacji;

c)     aplikację mobilną dla Klientów;

d)    system logowania i autentykacji;

e)    funkcjonalności Organizacji;

f)      płatności, subskrypcje i faktury;

g)     formularze kontaktowe, formularze demo i komunikację z TDGSoft;

h)    wsparcie techniczne, zgłoszenia i reklamacje;

i)      powiadomienia e-mail, komunikaty systemowe i powiadomienia push;

j)      newsletter, komunikację marketingową oraz działania informacyjne dotyczące Motivla;

k)     profile Motivla w mediach społecznościowych.

2.     Niniejsza Polityka Prywatności ma charakter informacyjny i służy wyjaśnieniu zasad przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z Motivla. Polityka Prywatności stanowi konkretyzację zasad związanych z przetwarzaniem danych osobowych w związku z procesami wskazanymi w Regulaminach dla Klienta, Specjalisty i Organizacji.

3.     Motivla jest narzędziem informatycznym wspierającym pracę Specjalistów i Organizacji z Klientami. Motivla nie świadczy usług terapeutycznych, psychologicznych, medycznych, coachingowych, doradczych ani innych usług specjalistycznych na rzecz Klientów.

4.     Polityka dotyczy w szczególności:

a)     osób odwiedzających Stronę internetową Motivla;

b)    Specjalistów korzystających z Panelu Specjalisty;

c)     Specjalistów i innych osób działających w ramach Organizacji;

d)    Klientów korzystających z aplikacji mobilnej Motivla;

e)    osób tworzących Konto techniczne;

f)      osób kontaktujących się z TDGSoft;

g)     osób składających zgłoszenia techniczne, reklamacje lub zapytania;

h)    osób, których dane są przetwarzane w związku z płatnościami, subskrypcjami lub fakturami;

i)      osób zapisujących się do newslettera lub otrzymujących komunikację marketingową;

j)      osób kontaktujących się z TDGSoft za pośrednictwem mediów społecznościowych albo wchodzących w interakcję z profilami Motivla w mediach społecznościowych.

 

    II.         Administrator danych osobowych

1.     Administratorem danych osobowych jest TDGSoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Przeźmierowie, ul. Składowa 44c, 62-081 Przeźmierowo, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań-Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001077131, NIP: 7812062638, REGON: 527260546. TDGSoft sp. z o.o. (dalej TDGSoft) samodzielnie ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do świadczenia usług związanych z udostępnianiem Platformy i Aplikacji oraz prowadzenia z tym związanej obsługi technicznej, rozliczeń i komunikacji.

Z Administratorem można się kontaktować:

a)     w sprawach prywatności: privacy@motivla.com

b)    kontakt ogólny / support: kontakt@motivla.com.

2.     TDGSoft sp. z o.o. jest administratorem danych osobowych:

a)     Klientów – w zakresie danych:

·      niezbędnych do założenia i utrzymania konta Klienta w Aplikacji (identyfikator konta, adres e-mail lub inne dane logowania, dane techniczne związane z korzystaniem z Aplikacji),

·      niezbędnych do zapewnienia bezpieczeństwa technicznego Aplikacji (logi systemowe, informacje o urządzeniu i aktywności w Aplikacji),

·      niezbędnych do komunikacji technicznej oraz obsługi zgłoszeń dotyczących działania Aplikacji,

·      niezbędnych do wypełnienia obowiązków publicznoprawnych ciążących na TDGSoft (dokumentacja księgowa, rozliczenia płatności dotyczących korzystania z Aplikacji).

b)    Specjalistów działających samodzielnie (we własnej praktyce) – w zakresie danych:

·      identyfikacyjnych i kontaktowych Specjalisty (imię, nazwisko, dane konta, dane rozliczeniowe),

·      dotyczących korzystania z Konta Specjalisty w Platformie (logi, ustawienia konta, historia działań w Aplikacji),

·      niezbędnych do zawarcia i wykonywania umowy o korzystanie z Platformy, wystawiania faktur, rozliczeń i komunikacji z TDGSoft.

c)     Specjalistów działających w ramach Organizacji – w zakresie danych:

·      identyfikacyjnych i kontaktowych związanych z Kontem Specjalisty,

·      technicznych dotyczących korzystania z Konta Specjalisty w strukturach Organizacji (np. uprawnienia, role, logi dostępu),

·      niezbędnych do udostępnienia Konta Specjalisty w ramach Organizacji, realizacji usług na rzecz Organizacji oraz zapewnienia bezpieczeństwa i rozliczalności działań Specjalistów w Aplikacji.

d)    Osób reprezentujących lub zarządzających Organizacją (np. administratorów Organizacji) – w zakresie danych:

·      identyfikacyjnych i kontaktowych ww. osób,

·      związanych z zakładaniem i zarządzaniem kontem Organizacji, zawieraniem i wykonywaniem umów z TDGSoft, zarządzaniem zaproszeniami Specjalistów i Klientów, konfiguracją ról i uprawnień.

3.     W zakresach wskazanych w ust. 2 powyżej, TDGSoft sp. z o.o.:

a)     samodzielnie ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych (w szczególności cele związane z udostępnianiem i rozwojem Platformy, zapewnieniem bezpieczeństwa i rozliczalności, zawieraniem i wykonywaniem umów z użytkownikami),

b)    wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych, zgodnie z art. 5, 24 i 32 RODO oraz przepisami ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

4.     W zakresie danych osobowych Klientów, które są przetwarzane przez Specjalistę prowadzącego indywidualną praktykę (np. danych identyfikacyjnych Klienta, danych dotyczących stanu zdrowia, historii współpracy, wyników Aktywności, Programów, odpowiedzi na zadania, informacji terapeutycznych, ocen, rekomendacji), administratorem danych osobowych jest ten Specjalista, który samodzielnie ustala cele i sposoby przetwarzania tych danych w związku z prowadzoną przez siebie działalnością zawodową (np. terapeutyczną, psychologiczną, edukacyjną, coachingową, doradczą).

5.     Specjalista prowadzący indywidualną praktykę jako administrator danych osobowych Klientów:

a)     odpowiada za zgodność przetwarzania danych osobowych Klientów z przepisami prawa, w szczególności RODO oraz przepisami szczególnymi regulującymi wykonywanie danego zawodu i tajemnicę zawodową,

b)    decyduje o zakresie, czasie i podstawach prawnych przetwarzania danych Klientów,

c)     wykonuje wobec Klientów obowiązki informacyjne oraz realizuje ich prawa wynikające z RODO (prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu itd.).

6.     W zakresie danych osobowych Klientów, które są przetwarzane w ramach współpracy Klienta z Organizacją (np. podmiotem prowadzącym placówkę terapeutyczną, edukacyjną, rozwojową), administratorem danych osobowych jest co do zasady Organizacja, która ustala cele i sposoby przetwarzania danych Klientów w związku z usługami świadczonymi przez tę Organizację (np. terapia, konsultacje, zajęcia edukacyjne, programy rozwojowe).

7.     Organizacja jako administrator danych osobowych Klientów:

a)     określa zasady i cele przetwarzania danych Klientów, w tym zakres danych udostępnianych poszczególnym Specjalistom (np. podstawowe dane identyfikacyjne dostępne dla wszystkich Specjalistów, dane terapeutyczne dostępne tylko dla Specjalisty prowadzącego danego Klienta),

b)    decyduje o okresach przechowywania danych oraz o udostępnianiu danych innym podmiotom,

c)     wykonuje obowiązki informacyjne wobec Klientów oraz realizuje ich prawa wynikające z RODO.

8.     Specjaliści działający w ramach Organizacji (np. członkowie zespołu, współpracownicy) mogą mieć dostęp do danych osobowych Klientów powierzonych im przez Organizację i przetwarzają te dane w imieniu Organizacji, na podstawie upoważnienia nadanego przez Organizację. W takim zakresie Specjaliści nie są odrębnymi administratorami danych osobowych Klientów, lecz osobami upoważnionymi do przetwarzania danych w strukturach Organizacji.

9.     W odniesieniu do sytuacji, w których określony Specjalista działający w ramach Organizacji samodzielnie ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych Klientów (np. prowadzi odrębną indywidualną praktykę i korzysta z Platformy zarówno w ramach Organizacji, jak i poza jej strukturą), może on występować jako administrator danych osobowych w zakresie tak odrębnie prowadzonej działalności. W takim przypadku Specjalista oraz Organizacja mogą być odrębnymi administratorami danych lub jeżeli wspólnie ustalają cele i sposoby przetwarzania, współadministratorami danych osobowych Klientów w rozumieniu art. 26 RODO.

 

   III.         Podmiot przetwarzający

1.     W zakresie danych osobowych Klientów oraz związanych z nimi treści (Aktywności, Programy, Materiały, odpowiedzi, wyniki, informacje terapeutyczne, oceny, rekomendacje), które są wprowadzane do Platformy przez Specjalistów lub Organizacje w związku ze świadczeniem usług na rzecz Klientów, TDGSoft sp. z o.o. występuje jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 4 pkt 8 i art. 28 RODO, działając wyłącznie na udokumentowane polecenie odpowiedniego administratora (Specjalisty lub Organizacji), na podstawie odrębnej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych na warunkach określonych w Regulaminach.

2.     TDGSoft sp. z o.o. jako podmiot przetwarzający:

a)     przetwarza dane osobowe Klientów wyłącznie w zakresie i celu określonym przez odpowiedniego administratora danych (Specjalistę lub Organizację),

b)    nie decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych Klientów w ramach relacji terapeutycznej, edukacyjnej, rozwojowej czy doradczej,

c)     wdraża niezbędne środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych (w szczególności zabezpiecza dane przed nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, modyfikacją, zniszczeniem lub utratą),

d)    po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem danych usuwa lub zwraca administratorowi dane osobowe oraz wszelkie ich kopie, zgodnie z postanowieniami umowy powierzenia i obowiązującymi przepisami prawa.

3.     TDGSoft sp. z o.o. jako podmiot przetwarzający jest zobowiązany do zachowania w tajemnicy informacji związanych z Klientami i Specjalistami, a także dotyczących Organizacji, uzyskanych w związku z powierzeniem przetwarzania danych osobowych, także po zakończeniu świadczenia usług oraz po rozwiązaniu umowy powierzenia.

4.     Jednocześnie każdy Specjalista i każda Organizacja, jako administrator danych osobowych Klientów w swoim obszarze działalności, są zobowiązani do przyjęcia i stosowania własnych klauzul informacyjnych oraz polityk prywatności, zgodnych z RODO i przepisami szczególnymi.

 

 

   IV.         Podstawowe definicje

Na potrzeby niniejszej Polityki Prywatności:

1)    Motivla / Platforma – system informatyczny obejmujący Stronę internetową, Panel Specjalisty i Organizacji, aplikację mobilną dla Klientów, System logowania i autentykacji oraz powiązaną infrastrukturę techniczną.

2)    Strona internetowa Motivla – publiczna część informacyjna Motivla dostępna bez logowania, służąca w szczególności prezentacji informacji o Platformie, ofercie, cenniku, formularzu kontaktowym, formularzu demo, materiałach informacyjnych lub marketingowych.

3)    Panel Specjalisty – część Platformy dostępna po zalogowaniu, przeznaczona dla Specjalistów i Organizacji, umożliwiająca w szczególności zarządzanie Kontem Specjalisty, Klientami, Organizacją, Aktywnościami, Programami, Materiałami, subskrypcją i płatnościami.

4)    Aplikacja – aplikacja mobilna Motivla przeznaczona dla Klientów.

5)    Specjalista – osoba fizyczna lub podmiot korzystający z Platformy samodzielnie (we własnej praktyce), w związku z prowadzoną działalnością zawodową, edukacyjną, terapeutyczną, psychologiczną, coachingową, doradczą, rozwojową lub inną zbliżoną działalnością, w ramach której udostępnia Klientom za pośrednictwem Platformy Aktywności, Programy, Materiały, Komentarze, Informacje zwrotne lub inne treści. Specjalista korzysta z indywidualnego Konta Specjalisty i samodzielnie akceptuje Regulamin dla Specjalistów oraz postanowienia dotyczące przetwarzania danych osobowych (DPA), działając co do zasady jako administrator danych osobowych swoich Klientów.

6)    Organizacja – podmiot lub grupa użytkowników korzystających z Platformy w ramach wspólnej przestrzeni organizacyjnej, umożliwiającej współpracę wielu Specjalistów, wspólne zarządzanie Klientami oraz udostępnianie zasobów (w szczególności Aktywności, Programów, Materiałów, Komentarzy, Informacji zwrotnych i innych treści) za pośrednictwem Aplikacji. Organizacja jest stroną umowy z Usługodawcą w zakresie korzystania z Platformy oraz co do zasady administratorem danych osobowych Klientów i Specjalistów działających w jej ramach, decydującym o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z Platformy. Organizacja ponosi odpowiedzialność za spełnienie wymogów prawnych dotyczących świadczenia usług na rzecz Klientów oraz za właściwe nadawanie, zmianę i odbieranie uprawnień użytkownikom korzystającym z Platformy w ramach Organizacji.

7)    Klient – osoba fizyczna korzystająca z Aplikacji w celu realizacji Aktywności, Programów, Materiałów lub innych treści udostępnionych jej przez Specjalistę albo Organizację. Klientem może być zarówno osoba pełnoletnia, jak i małoletnia, przy czym wszelkie obowiązki związane z uzyskaniem wymaganych prawem zgód lub oświadczeń niezbędnych do świadczenia usług na rzecz Klienta małoletniego oraz do przetwarzania jego danych osobowych spoczywają na odpowiednim Specjaliście lub Organizacji, która udostępnia Klientowi treści za pośrednictwem Aplikacji.

8)    Konto techniczne – konto służące do logowania, identyfikacji użytkownika, autentykacji i zabezpieczenia dostępu do Platformy lub Aplikacji.

9)    System logowania i autentykacji – techniczna część Platformy służąca do tworzenia Kont technicznych, logowania, autentykacji, obsługi sesji i ochrony dostępu do kont.

10) Konto Specjalisty – konto umożliwiające Specjaliście korzystanie z Panelu Specjalisty albo w przypadku Specjalisty działającego w ramach Organizacji, konto umożliwiające korzystanie z Panelu Specjalisty w ramach Organizacji.

11) Konto Klienta – konto umożliwiające Klientowi korzystanie z Aplikacji po zalogowaniu i aktywacji dostępu.

12) Współpraca – relacja pomiędzy Klientem a Specjalistą albo Organizacją w ramach Platformy.

13) Aktywność – zadanie, ćwiczenie, formularz, ankieta, kwestionariusz, polecenie, materiał lub inna treść udostępniona Klientowi.

14) Program – zestaw Aktywności lub Materiałów ułożonych w określonej kolejności, strukturze albo harmonogramie.

15) Materiały – treści edukacyjne, informacyjne, instruktażowe, tekstowe, audio, wideo lub inne treści udostępnione w Platformie.

16) Komentarze – wiadomości lub wpisy dodawane przy Aktywności przez Klienta, Specjalistę lub Organizację.

17) Informacja zwrotna – komentarz, zalecenie, wskazówka, rekomendacja, instrukcja, odpowiedź, podsumowanie lub inna treść dodana albo udostępniona Klientowi przez Specjalistę lub Organizację.

18) Dane osobowe szczególnych kategorii – dane osobowe dotyczące zdrowia fizycznego lub psychicznego, samopoczucia, nastroju, emocji, dobrostanu, trudności osobistych, odpowiedzi na ćwiczenia, wyników ankiet lub kwestionariuszy, wpisów refleksyjnych, dziennikowych albo innych informacji, które mogą ujawniać informacje o stanie zdrowia, kondycji psychicznej, emocjonalnej lub sytuacji osobistej Klienta, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO.

19) Komunikacja marketingowa – działania informacyjne lub promocyjne dotyczące Motivla, w szczególności newsletter, wiadomości e-mail, komunikaty dotyczące oferty, zaproszenia na demo, informacje o funkcjach Platformy, treści edukacyjne, kampanie reklamowe oraz komunikacja prowadzona za pośrednictwem mediów społecznościowych.

20) RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L.2016.119.1 z późn. zm.).

21) Ustawa o ochronie danych osobowych - Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019, poz. 1781 z późn. zm.)

 

    V.         Dane obowiązkowe i dane dobrowolne

1.     Podanie określonych danych osobowych jest niezbędne do korzystania z wybranych funkcjonalności Platformy i Aplikacji oraz do realizacji umów zawieranych z TDGSoft, Specjalistami lub Organizacjami, w szczególności:

a)    przez Klienta – do utworzenia Konta Klienta, logowania, aktywacji Współpracy z co najmniej jednym Specjalistą lub Organizacją, korzystania z Aktywności, Programów i innych treści udostępnianych przez Specjalistów lub Organizacje, a także do obsługi zgłoszeń, reklamacji lub kontaktu;

b)    przez Specjalistę korzystającego samodzielnie – do utworzenia Konta Specjalisty, logowania, korzystania z Panelu Specjalisty, aktywacji Współpracy z Klientami, zarządzania treściami oraz do obsługi płatności, wystawienia faktury, rachunku albo innego dokumentu księgowego i kontaktu z TDGSoft;

c)     przez Specjalistę działającego w ramach Organizacji – do utworzenia i utrzymywania Konta Specjalisty w strukturach Organizacji, nadania ról i uprawnień, logowania, korzystania z Panelu Specjalisty oraz zapewnienia rozliczalności działań Specjalisty w Aplikacji;

d)    przez Organizację – do utworzenia i utrzymywania Konta Organizacji, logowania, zarządzania zespołem Specjalistów i Klientów, aktywacji Współpracy, obsługi płatności, wystawienia faktury, rachunku albo innego dokumentu księgowego oraz obsługi zgłoszeń, reklamacji i kontaktu.

2.     Wskazane w ust. 1 dane są przetwarzane jako dane obowiązkowe, co oznacza, że ich niepodanie może uniemożliwić zawarcie lub wykonywanie umowy, założenie Konta, korzystanie z Platformy lub Aplikacji, a także realizację rozliczeń i kontaktu. Dane te są przetwarzane w szczególności na podstawie niezbędności do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO, np. obowiązki podatkowe i księgowe) oraz uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO, np. zapewnienie bezpieczeństwa technicznego i rozliczalności działań w systemie).

3.     Podanie innych danych osobowych może być dobrowolne, w szczególności w zakresie:

a)    dodatkowych danych kontaktowych lub preferencji komunikacji,

b)    danych dotyczących personalizacji ustawień konta, sposobu wyświetlania treści, preferencji językowych,

c)     zgód na otrzymywanie powiadomień, newsletterów, informacji o nowych funkcjonalnościach, materiałach lub usługach (komunikacja marketingowa lub informacyjna),

d)    zgód na udział w badaniach satysfakcji, ankietach, testach użyteczności lub innych działaniach rozwojowych Platformy.

4.     Brak wskazania danych, o których mowa w ust. 3, może ograniczyć możliwość skorzystania z danej funkcjonalności, poziom personalizacji ustawień, otrzymywania powiadomień, kontaktu zwrotnego albo udziału w komunikacji marketingowej lub innych dodatkowych usługach, ale nie uniemożliwia korzystania z podstawowych funkcjonalności Konta Klienta, Konta Specjalisty lub Konta Organizacji, jeśli dane niezbędne (obowiązkowe) zostały podane.

5.     Jeżeli określone dane osobowe są przetwarzane na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą (np. zgoda na komunikację marketingową, dodatkowe powiadomienia, udział w badaniach satysfakcji), osoba ta może w każdej chwili cofnąć zgodę. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem oraz nie wpływa na przetwarzanie danych niezbędnych do korzystania z Konta Klienta, Konta Specjalisty lub Konta Organizacji oraz do wykonywania umowy.

 

   VI.         Konto techniczne, logowanie i dane techniczne

1.     Platforma może wykorzystywać wspólny System logowania i autentykacji. System ten umożliwia utworzenie Konta technicznego, logowanie, autentykację użytkownika, obsługę sesji oraz ochronę dostępu do Panelu Specjalisty albo Specjalisty w ramach Organizacji i Aplikacji.

2.     Konto techniczne może być wykorzystywane przez Klienta albo Specjalistę albo Organizację. Samo utworzenie Konta technicznego nie oznacza jeszcze zawarcia umowy o korzystanie z Platformy jako Specjalista albo Organizacja ani aktywacji Współpracy jako Klient.

3.     Do zawarcia właściwej umowy o korzystanie z danej usługi Motivla dochodzi dopiero po przejściu odpowiedniego procesu aktywacji, w szczególności po zaakceptowaniu właściwego Regulaminu i zapoznaniu się z Polityką Prywatności w odpowiednim formularzu.

4.     W ramach Systemu logowania i autentykacji oraz zapewniania bezpieczeństwa Platformy TDGSoft może przetwarzać w szczególności:

a)     adres e-mail;

b)    identyfikator użytkownika;

c)     dane logowania;

d)    hasło w postaci zabezpieczonej technicznie;

e)    informacje o metodzie logowania;

f)      tokeny techniczne;

g)     dane sesji;

h)    daty i godziny logowania;

i)      informacje o nieudanych próbach logowania;

j)      dane dotyczące bezpieczeństwa konta;

k)     adres IP;

l)      typ i model urządzenia, jeżeli jest zbierany;

m)   system operacyjny i jego wersję;

n)    wersję Aplikacji lub przeglądarki;

o)    identyfikatory sesji lub instalacji, jeżeli są stosowane;

p)    logi bezpieczeństwa;

q)    informacje o błędach, raporty awarii, dane diagnostyczne i wydajnościowe.

5.     Dane te są przetwarzane w celu utworzenia i obsługi Konta technicznego, umożliwienia logowania, autentykacji, zapewnienia bezpieczeństwa, ochrony przed nieuprawnionym dostępem, diagnozowania błędów, poprawy stabilności, wykrywania nadużyć oraz obsługi zgłoszeń technicznych.

6.     Podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem, obowiązek prawny albo uzasadniony interes TDGSoft polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowego działania Platformy.

 

 VII.         Strona internetowa Motivla, cookies i technologie marketingowe

1.     Strona internetowa Motivla jest publiczną częścią informacyjną dostępną bez logowania. Może służyć w szczególności prezentacji Platformy, oferty, cennika, materiałów informacyjnych, formularzy kontaktowych lub formularzy demo.

2.     W przypadku korzystania ze Strony internetowej TDGSoft może przetwarzać dane techniczne oraz dane przekazane dobrowolnie przez użytkownika, w szczególności:

a)     adres IP;

b)    dane o przeglądarce;

c)     dane o urządzeniu;

d)    datę i godzinę odwiedzin;

e)    informacje o aktywności na stronie;

f)      dane z formularza kontaktowego lub formularza demo;

g)     imię i nazwisko;

h)    adres e-mail;

i)      numer telefonu, jeżeli zostanie podany;

j)      nazwę działalności gospodarczej Specjalisty lub Organizacji;

k)     treść wiadomości.

3.     Dane te są przetwarzane w celu wyświetlenia strony, zapewnienia jej bezpieczeństwa, obsługi zapytań, kontaktu z osobą zainteresowaną ofertą, przygotowania lub przedstawienia informacji o usługach, prowadzenia analityki lub marketingu, jeżeli stosowane narzędzia wymagają zgody i użytkownik takiej zgody udzielił, a także dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

4.     Strona internetowa Motivla może korzystać z plików cookies oraz podobnych technologii (np. local storage, piksele śledzące, znaczniki skryptowe), dalej łącznie zwanych cookies. Pliki cookies mogą powodować przetwarzanie danych osobowych użytkowników w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), jeżeli umożliwiają zidentyfikowanie użytkownika lub przypisanie mu określonych zachowań w sieci.

5.     Pliki cookies są niewielkimi informacjami tekstowymi zapisywanymi w urządzeniu końcowym użytkownika (np. komputerze, smartfonie) podczas korzystania ze Strony. Cookies mogą być następnie odczytywane przez Stronę lub narzędzia podmiotów trzecich.

6.     Na stronie internetowej mogą być stosowane następujące kategorie plików cookies:

a)     cookies niezbędne (techniczne) – umożliwiające prawidłowe działanie Strony, w szczególności:

·      utrzymanie sesji użytkownika,

·      zapewnienie bezpieczeństwa (np. uwierzytelnienie, zapobieganie nadużyciom),

·      zapamiętanie wybranych ustawień technicznych (np. język, preferencje interfejsu);

b)    cookies funkcjonalne – służące do zapamiętywania ustawień użytkownika i personalizacji interfejsu;

c)     cookies analityczne/statystyczne – służące do analizowania ruchu na Stronie, tworzenia statystyk korzystania ze Strony oraz ulepszania jej funkcjonalności, przy wykorzystaniu narzędzi własnych lub podmiotów trzecich;

d)    cookies marketingowe/reklamowe – wykorzystywane w celu prowadzenia działań marketingowych, wyświetlania spersonalizowanych treści lub reklam, mierzenia skuteczności kampanii marketingowych, z wykorzystaniem narzędzi własnych lub podmiotów trzecich – wyłącznie po uzyskaniu uprzedniej zgody użytkownika.

7.     Cookies niezbędne mogą być stosowane bez zgody użytkownika, gdyż są konieczne do korzystania ze Strony lub świadczonych za jej pośrednictwem usług. Stosowanie cookies funkcjonalnych, analitycznych i marketingowych wymaga uprzedniej zgody użytkownika, udzielonej za pośrednictwem narzędzia do zarządzania zgodami.

8.     Strona korzysta z cookies własnych (zapisywanych przez Motivla) oraz cookies podmiotów trzecich (zapisywanych przez dostawców zewnętrznych narzędzi, z których korzysta Motivla, np. w celu analityki internetowej czy działań marketingowych).

9.     Informacje o aktualnych dostawcach zewnętrznych narzędzi wykorzystujących cookies, a także o zakresie i celach przetwarzania danych przez tych dostawców, są udostępniane użytkownikowi w panelu zarządzania zgodami (Cookiebot by Usercentrics) oraz w niniejszej Polityce Prywatności.

10.  Na stronie internetowej wykorzystywane jest narzędzie Cookiebot by Usercentrics, służące do zarządzania zgodami na stosowanie plików cookies i podobnych technologii.

11.  Przy pierwszej wizycie na stronie internetowej oraz w każdym momencie, gdy jest to wymagane, użytkownik otrzymuje możliwość wyboru kategorii cookies, na które wyraża zgodę (np. analityczne, marketingowe), poza cookies niezbędnymi.

12.  Zgoda na cookies udzielona za pośrednictwem Cookiebot jest dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna, a jej brak nie uniemożliwia korzystania ze Strony, z wyjątkiem funkcji, które obiektywnie wymagają określonych cookies do działania.

13.  Użytkownik może w każdym czasie zmienić swoje preferencje dotyczące cookies lub wycofać udzieloną zgodę bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem poprzez kliknięcie przycisku „Ustawienia cookies” albo odpowiedniej ikony umożliwiającej ponowne otwarcie panelu zgód.

14.  Panel Specjalisty, Specjalisty w ramach Organizacji oraz system logowania i autentykacji mogą wykorzystywać techniczne mechanizmy niezbędne do:

a)     utrzymania sesji użytkownika po zalogowaniu;

b)    zapewnienia bezpieczeństwa uwierzytelniania i autoryzacji;

c)     zapewnienia prawidłowego działania usług po zalogowaniu.

15.  Mechanizmy, o których mowa powyżej, mogą mieć charakter plików cookies o charakterze technicznym lub innych trwałych identyfikatorów powiązanych z przeglądarką lub urządzeniem użytkownika. Stosowanie tych mechanizmów jest niezbędne do zapewnienia dostępności i bezpieczeństwa usług świadczonych drogą elektroniczną i odbywa się w oparciu o przesłankę niezbędności przetwarzania do wykonania umowy lub świadczenia usługi drogą elektroniczną.

16.  Aplikacja mobilna Motivla nie wykorzystuje plików cookies w takim samym znaczeniu jak Strona internetowa. Aplikacja może jednak wykorzystywać techniczne mechanizmy niezbędne do działania sesji, logowania, bezpieczeństwa, diagnostyki oraz poprawy wydajności (np. identyfikatory urządzenia, identyfikatory instalacji, logi zdarzeń aplikacji).

17.  W zakresie, w jakim powyższe mechanizmy powodują przetwarzanie danych osobowych, odbywa się ono zgodnie z zasadami wynikającymi z RODO, w szczególności zasadą minimalizacji danych, ograniczenia celu oraz adekwatnych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających bezpieczeństwo danych.

18.  Użytkownik może również zarządzać ustawieniami plików cookies na poziomie swojej przeglądarki internetowej, w szczególności poprzez:

a)     akceptację obsługi plików cookies;

b)    blokowanie obsługi cookies określonych kategorii lub od określonych dostawców;

c)     usunięcie zapisanych cookies.

19.  Ograniczenie lub wyłączenie stosowania cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na Stronie, w szczególności na te, które wymagają cookies niezbędnych do prawidłowego działania.

 

VIII.         Panel Specjalisty, Organizacje, subskrypcje i płatności

1.     Panel Specjalisty i Specjalisty działającego w ramach Organizacji są częściami Platformy dostępnymi po zalogowaniu, przeznaczonymi odpowiednio dla Specjalistów oraz Organizacji. Panel Specjalisty umożliwia w szczególności zarządzanie Współpracą z Klientami, treściami udostępnianymi Klientom oraz ustawieniami Konta Specjalisty. Panel Organizacji umożliwia w szczególności zarządzanie Kontem Organizacji, zespołem Specjalistów, Klientami oraz subskrypcją Platformy.

2.     W związku z utworzeniem Konta Specjalisty, korzystaniem z Panelu Specjalisty oraz realizacją umowy o korzystanie z Platformy przez Specjalistę, TDGSoft może przetwarzać w szczególności następujące dane osobowe Specjalisty, jako dane niezbędne do świadczenia usług drogą elektroniczną i rozliczeń:

a)     imię i nazwisko;

b)    adres e-mail;

c)     dane logowania (login, hasło, identyfikator konta);

d)    dane Konta Specjalisty (np. ustawienia, role, uprawnienia);

e)    dane dotyczące firmy, działalności gospodarczej albo inne dane identyfikacyjne Specjalisty jako usługobiorcy, jeżeli dotyczą danego Specjalisty;

f)      adres rozliczeniowy, jeżeli jest wymagany do wystawienia dokumentu księgowego;

g)     numer NIP lub inne dane podatkowe, jeżeli dotyczą danego Specjalisty i są niezbędne do rozliczeń;

h)    dane do faktury, rachunku albo innego dokumentu księgowego, jeżeli jego wystawienie jest wymagane lub żądane;

i)      wybrany plan subskrypcji (jeżeli Specjalista samodzielnie opłaca dostęp do Platformy);

j)      informacje o okresie testowym;

k)     historię płatności dokonanych przez Specjalistę;

l)      dane dotyczące limitów i wykorzystania Platformy przez Specjalistę;

m)   zgłoszenia techniczne składane przez Specjalistę;

n)    reklamacje zgłaszane przez Specjalistę;

o)    historię kontaktu z TDGSoft;

p)    dane techniczne i logi systemowe związane z korzystaniem z Konta Specjalisty;

q)    avatar, zdjęcie profilowe albo inny element graficzny, jeżeli funkcjonalność Platformy to przewiduje i Specjalista zdecyduje się go dodać;

r)     treść wprowadzoną przez Specjalistę z użyciem funkcji rozpoznawania mowy, dyktowania lub wprowadzania głosowego, jeżeli taka funkcjonalność jest dostępna.

3.     W związku z utworzeniem Konta Specjalisty w ramach Organizacji, korzystaniem z Panelu Organizacji oraz realizacją umowy o korzystanie z Platformy przez Organizację, TDGSoft może przetwarzać w szczególności następujące dane osobowe osób reprezentujących lub zarządzających Organizacją (np. administratorów Organizacji) oraz dane identyfikacyjne samej Organizacji:

a)     imię i nazwisko osoby reprezentującej lub administratora Organizacji;

b)    adres e-mail służbowy lub kontaktowy;

c)     dane logowania do Konta Organizacji;

d)    dane Konta Organizacji (np. nazwa Organizacji, ustawienia konta, informacje o zespole Specjalistów i strukturze ról);

e)    dane identyfikacyjne Organizacji (nazwa, forma prawna, adres siedziby);

f)      adres rozliczeniowy Organizacji;

g)     numer NIP lub inne dane podatkowe Organizacji;

h)    dane do faktury, rachunku albo innego dokumentu księgowego, jeżeli jego wystawienie jest wymagane lub żądane;

i)      wybrany plan subskrypcji opłacany przez Organizację;

j)      informacje o okresie testowym dla Konta Organizacji;

k)     historię płatności dokonywanych przez Organizację;

l)      dane dotyczące limitów i wykorzystania Platformy przez Organizację (np. liczba Specjalistów, liczba Klientów, wykorzystanie zasobów);

m)   zgłoszenia techniczne składane przez Organizację lub jej administratorów;

n)    reklamacje zgłaszane przez Organizację;

o)    historię kontaktu z TDGSoft;

p)    dane techniczne i logi systemowe związane z korzystaniem z Konta Organizacji.

4.     Jeżeli Specjalista dodaje avatar, zdjęcie profilowe lub podobny element graficzny, może on obejmować wizerunek Specjalisty, jeżeli Specjalista sam zdecyduje się użyć zdjęcia przedstawiającego jego wizerunek. Dodanie takiego elementu jest dobrowolne i służy wyłącznie identyfikacji Specjalisty w ramach Platformy.

5.     Panel Specjalisty może udostępniać funkcję rozpoznawania mowy, dyktowania lub wprowadzania głosowego do wybranych pól tekstowych, w szczególności komentarzy, rekomendacji, zaleceń lub innych treści tworzonych przez Specjalistę. Funkcja ta służy wyłącznie do zamiany mowy Specjalisty na tekst i ułatwienia wprowadzenia treści do wybranego pola w Panelu Specjalisty.

6.     W ramach tej funkcji Panel Specjalisty może korzystać z mikrofonu urządzenia oraz mechanizmu rozpoznawania mowy dostępnego w przeglądarce lub systemie operacyjnym użytkownika. TDGSoft nie hostuje własnego silnika rozpoznawania mowy i o ile dana funkcja działa wyłącznie przez mechanizm przeglądarkowy lub systemowy, nie przesyła nagrania głosu do własnego API w celu transkrypcji. Dane głosowe są w takim przypadku przetwarzane zgodnie z zasadami prywatności dostawcy przeglądarki, systemu operacyjnego lub producenta urządzenia.

7.     Rozpoznawanie mowy może być obsługiwane przez dostawcę przeglądarki, systemu operacyjnego, producenta urządzenia lub dostawcę systemowej albo przeglądarkowej usługi rozpoznawania mowy. W zależności od przeglądarki, systemu operacyjnego, urządzenia, języka, ustawień i trybu działania, dane głosowe mogą być przetwarzane lokalnie albo przesyłane do dostawcy mechanizmu rozpoznawania mowy zgodnie z jego własnymi zasadami prywatności. TDGSoft zaleca Specjalistom i Organizacjom zapoznanie się z zasadami prywatności odpowiednich dostawców tych usług.

 

   IX.         Aplikacja Klienta, kod zaproszenia i aktywacja Współpracy

1.     Aplikacja mobilna Motivla jest przeznaczona dla Klientów i umożliwia korzystanie z Aktywności, Programów, Materiałów, Komentarzy, Informacji zwrotnych oraz innych treści udostępnionych przez Specjalistę albo Organizację.

2.     W związku z korzystaniem przez Klienta z Aplikacji mogą być przetwarzane w szczególności:

a)     imię;

b)    nazwisko;

c)     pseudonim;

d)    avatar, zdjęcie profilowe;

e)    adres e-mail;

f)      numer telefonu;

g)     płeć;

h)    język;

i)      kraj;

j)      data urodzenia;

k)     strefa czasowa;

l)      identyfikator Konta Klienta;

m)   dane profilu;

n)    ustawienia Aplikacji;

o)    ustawienia powiadomień;

p)    dane logowania;

q)    dane aktywacji;

r)     dane dotyczące powiązania Klienta ze Specjalistą lub Organizacją.

3.     Jeżeli Klient dodaje avatar, zdjęcie profilowe, może on obejmować wizerunek Klienta, jeżeli Klient sam zdecyduje się użyć zdjęcia przedstawiającego jego wizerunek.

4.     Jeżeli Klient korzysta z funkcji ustawienia avatara przez wykonanie zdjęcia lub wybór pliku z urządzenia, Aplikacja może przetwarzać wybrane zdjęcie lub plik w celu ustawienia, zapisania i wyświetlania avatara.

5.     Specjalista albo Organizacja może utworzyć lub zainicjować profil Klienta w Platformie i zaprosić Klienta do korzystania z Aplikacji. W tym celu mogą być przetwarzane w szczególności: adres e-mail Klienta wskazany przez Specjalistę albo Organizację, imię i nazwisko Klienta, identyfikator profilu Klienta, kod zaproszenia, data wygenerowania i wykorzystania kodu, informacja o Specjaliście albo Organizacji zapraszającej oraz status Współpracy.

6.     Kod zaproszenia służy do aktywacji dostępu Klienta do Współpracy ze Specjalistą albo Organizacją. Klient może korzystać z jednego Konta Klienta w ramach Współpracy z jednym albo wieloma Specjalistami lub Organizacjami.

7.     Dane Klienta są przetwarzane w celu utworzenia i obsługi Konta Klienta, umożliwienia logowania, aktywacji dostępu do Współpracy, umożliwienia korzystania z Aplikacji, dostosowania ustawień językowych i czasowych, obsługi powiadomień, zapewnienia bezpieczeństwa konta, wsparcia technicznego oraz obsługi zgłoszeń Klienta.

8.     W zakresie danych technicznych, profilu, bezpieczeństwa, zgłoszeń i komunikacji z Klientem TDGSoft może działać jako odrębny administrator danych. W zakresie danych przetwarzanych w ramach Współpracy administratorem jest Specjalista albo Organizacja.

 

    X.         Dane Klienta przetwarzane w ramach Współpracy

1.     W ramach Współpracy ze Specjalistą albo Organizacją w Platformie mogą być przetwarzane w szczególności:

a)     Aktywności przypisane Klientowi;

b)    Programy przypisane Klientowi;

c)     Materiały udostępnione Klientowi;

d)    odpowiedzi Klienta;

e)    ankiety;

f)      formularze;

g)     kwestionariusze;

h)    Komentarze;

i)      Informacje zwrotne;

j)      zalecenia;

k)     instrukcje;

l)      rekomendacje;

m)   podsumowania;

n)    informacje o postępach;

o)    statusy realizacji Aktywności;

p)    historia Współpracy;

q)    informacje o aktywnej lub nieaktywnej Współpracy.

2.     Dane te są przetwarzane w celu umożliwienia Specjaliście albo Organizacji prowadzenia Współpracy z Klientem, udostępniania Klientowi treści, umożliwienia Klientowi wykonywania Aktywności oraz umożliwienia Specjaliście albo Organizacji analizy odpowiedzi i postępów Klienta.

3.     W tym zakresie TDGSoft działa zasadniczo jako podmiot przetwarzający dane na polecenie Specjalisty albo Organizacji.

4.     Brak aktywnej Współpracy może ograniczać dostęp Klienta do Aktywności, Programów, Materiałów, odpowiedzi, Komentarzy i Informacji zwrotnych. Dezaktywacja Współpracy nie musi oznaczać automatycznego usunięcia danych.

 

   XI.         Dane szczególnych kategorii

1.     W zależności od sposobu wykorzystania Platformy przez Specjalistę albo Organizację, dane Klienta mogą obejmować dane szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO, w szczególności dane dotyczące zdrowia, zdrowia psychicznego, samopoczucia, nastroju, emocji, dobrostanu lub innych informacji ujawnionych przez Klienta albo Specjalistę w ramach Współpracy.

2.     Zakres takich danych może obejmować w szczególności:

a)     odpowiedzi na ćwiczenia terapeutyczne, psychologiczne, coachingowe lub rozwojowe;

b)    informacje o nastroju;

c)     informacje o emocjach;

d)    informacje o samopoczuciu;

e)    wpisy refleksyjne lub dziennikowe;

f)      wyniki ankiet;

g)     wyniki kwestionariuszy;

h)    informacje o trudnościach, celach lub postępach;

i)      informacje ujawnione w Komentarzach;

j)      informacje wynikające z Informacji zwrotnych udzielonych przez Specjalistę albo Organizację.

3.     TDGSoft nie wykorzystuje danych Klienta dotyczących zdrowia, zdrowia psychicznego, emocji, samopoczucia, odpowiedzi, ankiet, Komentarzy, Informacji zwrotnych ani postępów do celów reklamowych, marketingowych ani profilowania reklamowego.

4.     TDGSoft nie sprzedaje danych osobowych Klienta.

5.     Podstawę prawną i cel merytorycznego przetwarzania danych szczególnych kategorii w ramach Współpracy ustala Specjalista albo Organizacja jako administrator danych.

6.     Platforma nie jest przeznaczona do celowego przetwarzania danych dotyczących wyroków skazujących lub czynów zabronionych w rozumieniu art. 10 RODO. Jeżeli Klient, Specjalista lub Organizacja samodzielnie wprowadzi takie informacje do Aplikacji, Panelu Specjalisty, Komentarzy, odpowiedzi, Aktywności, Programów lub innych treści, dane te są przetwarzane wyłącznie w zakresie technicznie niezbędnym do działania Platformy albo w zakresie określonym przez Specjalistę lub Organizację jako administratora danych.

7.     Użytkownicy nie powinni wprowadzać danych dotyczących wyroków skazujących lub czynów zabronionych do Platformy, chyba że jest to niezbędne w ramach Współpracy i zgodne z zasadami określonymi przez właściwego administratora danych, czyli Specjalistę albo Organizację.

8.     Specjalista lub Organizacja, jako administrator danych Klienta w ramach Współpracy, odpowiada za ocenę czy zakres danych zbieranych od Klienta jest adekwatny, niezbędny i zgodny z przepisami prawa.

 

 XII.         Uprawnienia urządzenia, powiadomienia, PIN, biometria i rozpoznawanie mowy

1.     Aplikacja mobilna Klienta, Panel Specjalisty, Organizacji oraz inne moduły Platformy korzystają wyłącznie z takich uprawnień urządzenia lub przeglądarki, które są niezbędne do działania dostępnych funkcjonalności, przy zapewnieniu rozliczalności, integralności, autentyczności i poufności danych identyfikacyjnych i uwierzytelniających użytkowników, zgodnie z wymaganiami przepisów o ochronie danych osobowych, w szczególności ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).

2.     Aplikacja mobilna Klienta może korzystać w szczególności z:

a)     powiadomień push, jeżeli Klient (lub jego opiekun prawny, w przypadku Klienta małoletniego) je włączy;

b)    aparatu, zdjęć lub plików z urządzenia – jeżeli Klient korzysta z funkcji ustawienia avatara, zdjęcia profilowego albo innego elementu graficznego;

c)     lokalnych mechanizmów zabezpieczeń urządzenia, takich jak PIN lub biometria, jako dodatkowego zabezpieczenia dostępu do Aplikacji;

d)    technicznych mechanizmów utrzymania sesji i bezpieczeństwa, w celu zapewnienia bezpiecznego logowania, autoryzacji oraz rozliczalności działań wykonywanych przez Klienta w Aplikacji.

3.     Panel Specjalisty może korzystać w szczególności z:

a)     mikrofonu – jeżeli Specjalista korzysta z funkcji rozpoznawania mowy, dyktowania, wprowadzania głosowego lub podobnej funkcji umożliwiającej wpisywanie treści głosem;

b)    systemowej lub przeglądarkowej usługi rozpoznawania mowy – jeżeli Specjalista korzysta z funkcji zamiany mowy na tekst;

c)     technicznych mechanizmów utrzymania sesji, logowania i bezpieczeństwa, w celu zapewnienia rozliczalności działań Specjalisty oraz ochrony danych Klientów.

4.     Rozpoznawanie mowy w Aplikacji mobilnej Klienta oraz w Panelu Specjalisty jest realizowane z wykorzystaniem funkcji systemowych urządzenia i oprogramowania producenta systemu operacyjnego lub wskazanego przez niego dostawcy (w zależności od platformy, typowo: Apple na iOS oraz usługi rozpoznawania mowy Google na Androidzie). W ten sposób dane z mikrofonu mogą być przetwarzane zgodnie z zasadami i dokumentacją tych podmiotów, w tym poza urządzeniem, o ile wymaga tego dany model usługi. Podmioty te są w tym zakresie odrębnymi administratorami danych, a zasady przetwarzania danych głosowych określają ich własne polityki prywatności.

5.     Funkcja rozpoznawania mowy w Panelu Specjalisty i w Aplikacji mobilnej Klienta służy wyłącznie do zamiany mowy na tekst w celu ułatwienia wprowadzania treści do wybranego pola (np. komentarza, rekomendacji, zalecenia, notatki lub innej treści tworzonej przez Specjalistę albo Klienta). Dane głosowe są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji tej funkcji, nie są wykorzystywane do identyfikacji użytkownika na podstawie cech biometrycznych głosu ani do analizy jego stanu zdrowia lub cech osobowościowych.

6.     W ramach funkcji głosowej do Aplikacji lub Panelu Specjalisty przekazywany jest wyłącznie wynik rozpoznawania mowy w postaci tekstu, który użytkownik może zatwierdzić w formularzu. Dalsze przechowywanie i wykorzystanie tak wprowadzonej treści następują na zwykłych zasadach opisanych w niniejszej Polityce dla odpowiednich treści w Aplikacji (np. notatki, komentarze, odpowiedzi, pola edycji), o ile użytkownik zapisze te dane w ramach działania Aplikacji.

7.     Dostęp do aparatu, zdjęć, plików, mikrofonu, usługi rozpoznawania mowy lub innych zasobów urządzenia następuje wyłącznie w zakresie niezbędnym do skorzystania z konkretnej funkcjonalności oraz zgodnie z ustawieniami systemu operacyjnego, urządzenia lub przeglądarki. Jeżeli system operacyjny albo przeglądarka wymaga zgody użytkownika na taki dostęp, dana funkcja korzysta z zasobu dopiero po udzieleniu zgody przez Klienta, Specjalistę albo innego użytkownika.

8.     TDGSoft nie wykorzystuje dostępu do mikrofonu do nagrywania rozmów ani stałego nasłuchiwania użytkownika. Dostęp do mikrofonu jest wykorzystywany wyłącznie w związku z funkcją wybraną przez Klienta lub Specjalistę (w szczególności dyktowaniem lub wprowadzaniem tekstu głosem), a przetwarzanie danych głosowych odbywa się tylko przez czas niezbędny do działania tej funkcji.

9.     Aplikacja mobilna Klienta może oferować opcjonalne wprowadzanie treści głosowo (zamiana mowy na tekst), aby ułatwić wypełnianie pól tekstowych zamiast pisania z klawiatury. Korzystanie z tej funkcji jest dobrowolne i wymaga uprzedniego uruchomienia funkcji przez Klienta (lub jego przedstawiciela ustawowego, jeżeli dotyczy Klienta małoletniego).

10.  Korzystanie z funkcji wprowadzania treści głosowo wymaga dostępu do mikrofonu urządzenia. Podczas nasłuchu przetwarzany jest sygnał audio w celu uzyskania tekstu rozpoznanego z mowy, przy czym dane głosowe nie są utrwalane przez TDGSoft w celu późniejszego odtworzenia ani nie są wykorzystywane do tworzenia wzorców biometrycznych. Użytkownik uruchamia tę funkcję dobrowolnie i może w każdej chwili zrezygnować oraz wpisywać treść ręcznie.

11.  Dostęp do mikrofonu oraz innych zasobów urządzenia (w tym aparatu, plików, usługi rozpoznawania mowy) można w każdej chwili wycofać w ustawieniach prywatności systemu operacyjnego lub przeglądarki. Bez odpowiedniego uprawnienia dana funkcja (w szczególności funkcja głosowa) nie będzie działać.

12.  Aplikacja może umożliwiać lub wymagać ustawienia dodatkowego zabezpieczenia dostępu, w szczególności kodu PIN, funkcji biometrycznych dostępnych na urządzeniu mobilnym lub innego mechanizmu zabezpieczającego, zgodnie z wymaganiami zapewnienia integralności, autentyczności i poufności danych identyfikacyjnych i uwierzytelniających użytkownika.

13.  Kod PIN lub biometria służą ochronie dostępu do Aplikacji po zalogowaniu albo przy ponownym otwieraniu Aplikacji na urządzeniu Klienta lub Specjalisty. Nie zastępują one danych logowania do Konta Klienta, Konta Specjalisty ani Konta Organizacji i stanowią jedynie dodatkową warstwę zabezpieczenia.

14.  Jeżeli użytkownik korzysta z biometrii dostępnej na urządzeniu (np. odcisk palca, rozpoznawanie twarzy), dane biometryczne są co do zasady obsługiwane lokalnie przez system operacyjny urządzenia. Motivla nie otrzymuje i nie przechowuje danych biometrycznych użytkownika, takich jak odcisk palca lub obraz twarzy. Dostawca Aplikacji przetwarza jedynie informację o powodzeniu lub niepowodzeniu procesu uwierzytelnienia, nie zaś same dane biometryczne.

15.  W związku z wykorzystaniem powiadomień push, PIN, biometrii, rozpoznawania mowy oraz innych uprawnień urządzenia, dane osobowe Klientów, Specjalistów i użytkowników Organizacji są przetwarzane zgodnie z zasadą minimalizacji danych i wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług dostępnych w Aplikacji, zgodnie z właściwą umową i Regulaminem. TDGSoft zapewnia środki techniczne i organizacyjne zgodne z RODO, w szczególności w celu zapewnienia rozliczalności, integralności, autentyczności i poufności tych danych.

16.  TDGSoft może wysyłać użytkownikom (Klientom, Specjalistom oraz osobom działającym w imieniu Organizacji) wiadomości e-mail, komunikaty systemowe lub powiadomienia push związane z korzystaniem z Platformy, Panelu Specjalisty, Organizacji lub Aplikacji. Mogą one dotyczyć w szczególności: zaproszenia do Aplikacji, kodu zaproszenia, aktywacji konta, logowania, Aktywności, Programów, Materiałów, przypomnień, Informacji zwrotnych, ustawień konta, bezpieczeństwa, zgłoszeń technicznych, subskrypcji, płatności, zmian w dokumentach lub usługach.

17.  Użytkownik może wyłączyć powiadomienia push w ustawieniach systemu operacyjnego iOS lub Android. Niektóre komunikaty techniczne, komunikaty związane z bezpieczeństwem lub realizacją usługi mogą jednak być niezbędne do korzystania z Platformy, Panelu Specjalisty lub Aplikacji i w takim zakresie ich otrzymywanie może wynikać z przepisów prawa lub z konieczności realizacji umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną.

18.  Użytkownik (Klient, Specjalista lub osoba działająca w imieniu Organizacji) powinien chronić swoje urządzenie, dane logowania, PIN oraz inne mechanizmy zabezpieczające przed dostępem osób trzecich. W szczególności użytkownik powinien:

a)     nie udostępniać danych logowania i mechanizmów zabezpieczających osobom trzecim,

b)    stosować aktualne oprogramowanie systemowe i zabezpieczenia urządzenia,

c)     niezwłocznie podjąć działania zabezpieczające (w tym zmianę hasła, wylogowanie ze wszystkich sesji, zablokowanie urządzenia) w przypadku utraty, kradzieży lub podejrzenia nieuprawnionego dostępu do urządzenia lub konta.

19.  TDGSoft występuje co do zasady jako podmiot przetwarzający dane osobowe (procesor), działający na podstawie umowy powierzenia zawartej z odpowiednią Organizacją albo Specjalistą, występujących w roli administratora danych osobowych. Zakres przetwarzania danych w związku z korzystaniem z funkcji opisanych w niniejszej sekcji (mikrofon, rozpoznawanie mowy, aparat, pliki, powiadomienia push, PIN, biometria) jest określony tą umową oraz niniejszą Polityką. Administrator danych (Specjalista lub Organizacja) ponosi odpowiedzialność za podstawę prawną przetwarzania danych Klientów, w tym za spełnienie obowiązków informacyjnych, zapewnienie odpowiednich podstaw prawnych przetwarzania danych (w tym szczególnych kategorii danych) oraz określenie okresów przechowywania danych.

 

XIII.         Kontakt, formularze, demo, newsletter, social media i marketing

1.     Jeżeli użytkownik kontaktuje się z TDGSoft wypełnia formularz na Stronie internetowej, zgłasza chęć skorzystania z demo, składa reklamację albo zgłasza problem techniczny, TDGSoft może przetwarzać dane przekazane w tym kontakcie, w szczególności: imię i nazwisko, adres e‑mail, numer telefonu, nazwę działalności gospodarczej Specjalisty lub Organizacji, zawód lub stanowisko, treść wiadomości, dane zgłoszenia, dane techniczne dotyczące problemu, historię korespondencji oraz informacje potrzebne do rozpatrzenia reklamacji.

2.     Dane, o których mowa w ust. 1, są przetwarzane w celu:

a)     udzielenia odpowiedzi i obsługi zapytania,

b)    przedstawienia informacji o usługach i funkcjonalnościach Platformy,

c)     obsługi demo lub prezentacji systemu,

d)    rozwiązania problemu technicznego,

e)    rozpatrzenia reklamacji,

f)      prowadzenia korespondencji i dokumentowania przebiegu kontaktu,

g)     dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,

h)    realizacji obowiązków prawnych ciążących na TDGSoft.

3.     TDGSoft może prowadzić komunikację marketingową dotyczącą usług Motivla, w szczególności za pośrednictwem:

a)     poczty elektronicznej (w tym newslettera),

b)    formularzy dostępnych na Stronie internetowej,

c)     kampanii reklamowych online,

d)    profili Motivla w mediach społecznościowych.

4.     W związku z komunikacją marketingową TDGSoft może przetwarzać w szczególności:

a)     imię i nazwisko;

b)    adres e‑mail;

c)     numer telefonu, jeżeli został podany;

d)    nazwę działalności gospodarczej Specjalisty lub Organizacji, zawód lub stanowisko, jeżeli zostały podane;

e)    treść wiadomości lub zapytania;

f)      informację o wyrażonych zgodach marketingowych (w tym zgodzie na otrzymywanie newslettera);

g)     datę udzielenia i cofnięcia zgody;

h)    informacje o źródle pozyskania kontaktu, jeżeli są dostępne (np. formularz na Stronie, zapis na newsletter, kontakt na wydarzeniu);

i)      informacje o interakcjach z wiadomościami (np. otwarcia, kliknięcia), jeżeli są dostępne w używanym narzędziu mailingowym;

j)      nazwę profilu, identyfikator użytkownika lub dane publicznie widoczne w mediach społecznościowych, jeżeli użytkownik kontaktuje się z TDGSoft przez takie media albo wchodzi w interakcję z profilem Motivla.

5.     Dane, o których mowa w ust. 4, mogą być przetwarzane w celu:

a)     przesyłania newslettera (informacji o aktualizacjach, nowych funkcjach, wydarzeniach, treściach edukacyjnych i materiałach dotyczących Platformy),

b)    przesyłania informacji marketingowych o usługach Motivla,

c)     obsługi zapytań dotyczących oferty,

d)    zaproszenia na demo, prezentację lub wydarzenia związane z Platformą,

e)    prowadzenia komunikacji w mediach społecznościowych,

f)      prowadzenia statystyk i analizy skuteczności komunikacji (np. wskaźników otwarć i kliknięć),

g)     wykazania udzielenia zgody na komunikację marketingową,

h)    obsługi rezygnacji z komunikacji marketingowej (w tym z newslettera),

i)      dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

6.     Jeżeli dany rodzaj komunikacji marketingowej (w szczególności wysyłka newslettera lub wiadomości e‑mail z treściami marketingowymi) wymaga zgody, dane są przetwarzane na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą. Zgoda może zostać cofnięta w każdym czasie, w szczególności przez kliknięcie linku rezygnacji w wiadomości e‑mail, zmianę ustawień w panelu użytkownika, rezygnację z newslettera albo kontakt z TDGSoft na wskazany adres e‑mail. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

7.     W przypadkach dopuszczalnych przez przepisy prawa, TDGSoft może prowadzić komunikację marketingową dotyczącą własnych usług również na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (np. komunikacja kierowana do obecnych klientów w związku z usługami podobnymi do już świadczonych), z poszanowaniem prawa do wniesienia sprzeciwu przez osobę, której dane dotyczą.

8.     TDGSoft może prowadzić profile Motivla w mediach społecznościowych. W przypadku kontaktu z TDGSoft za pośrednictwem takich profili albo interakcji z publikowanymi treściami (np. polubienia, komentarze, udostępnienia), dane użytkownika mogą być przetwarzane w szczególności w celu:

a)     udzielenia odpowiedzi na zapytania i komentarze,

b)    prowadzenia komunikacji marketingowej,

c)     prezentowania treści dotyczących Platformy,

d)    prowadzenia statystyk i analizy skuteczności komunikacji,

e)    dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

9.     W zakresie obsługi formularzy, kontaktu, demo, newslettera i komunikacji marketingowej TDGSoft jako administrator danych:

a)     zapewnia spełnienie obowiązków informacyjnych zgodnie z art. 13 RODO;

b)    zapewnia możliwość cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych w każdym czasie;

c)     respektuje prawo osoby, której dane dotyczą, do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu.

 

XIV.         AI, zautomatyzowane przetwarzanie i brak sprzedaży danych

1.     Na obecnym etapie Platforma wykorzystuje funkcje oparte na sztucznej inteligencji (AI) wyłącznie pomocniczo, w ograniczonym zakresie, przede wszystkim do formatowania wizualnego i porządkowania treści przygotowywanych przez Specjalistę, w szczególności Aktywności, Programów, Materiałów, zaleceń lub Komentarzy przygotowywanych przez Specjalistę do późniejszego udostępnienia Klientowi.

2.     Założeniem jest, że narzędzia AI nie powinny merytorycznie zmieniać treści przygotowanej przez Specjalistę, a jedynie pomagać w jej uporządkowaniu, ujednoliceniu stylu i lepszej prezentacji. Nie można jednak całkowicie wykluczyć, że w wyniku działania AI treść zostanie w pewnym zakresie zmieniona, uproszczona, rozwinięta lub przeformułowana. Z tego względu treści sformatowane z użyciem AI powinny być każdorazowo zweryfikowane i zaakceptowane przez Specjalistę lub Organizację przed ich udostępnieniem Klientowi.

3.     W Aplikacji mobilnej przeznaczonej dla Klientów, nie są obecnie udostępniane funkcje AI analizujące odpowiedzi Klientów, Komentarze, wyniki Aktywności, ankiety, kwestionariusze, Informacje zwrotne ani inne dane Klienta przetwarzane w ramach Współpracy ze Specjalistą lub Organizacją. Dane Klientów przetwarzane w ramach Współpracy nie służą trenowaniu modeli AI ani rozwijaniu systemów wysokiego ryzyka w rozumieniu AI Act.

4.     Dane Klientów, odpowiedzi Klientów, wyniki ankiet, Komentarze, Informacje zwrotne oraz dane dotyczące Współpracy nie są przekazywane do narzędzi AI w celu ich analizy, profilowania, oceny lub podejmowania decyzji wobec Klienta. TDGSoft nie wykorzystuje danych dotyczących zdrowia, zdrowia psychicznego, emocji, nastroju, samopoczucia, dobrostanu ani informacji o postępach Klienta do trenowania modeli AI.

5.     Specjaliści i Organizacje korzystający z funkcji AI w Platformie są zobowiązani nie przekazywać do narzędzi AI danych osobowych Klientów, szczególnych kategorii danych (w szczególności danych o stanie zdrowia, zdrowiu psychicznym, seksualności, pochodzeniu etnicznym, przekonaniach religijnych lub światopoglądowych) ani danych terapeutycznych lub medycznych, a także innych poufnych informacji dotyczących Klientów, jeżeli nie jest to bezwzględnie konieczne do wykonania danej operacji pomocniczej (np. prostego formatowania tekstu). Specjalista powinien dążyć do korzystania z funkcji AI w taki sposób, aby przetwarzane były treści możliwie zanonimizowane lub niespersonalizowane, zgodnie z zasadą minimalizacji danych wynikającą z art. 5 RODO.

6.     TDGSoft jako dostawca Aplikacji i podmiot przetwarzający dane osobowe na podstawie umów powierzenia z Organizacjami lub Specjalistami, zapewnia, aby wykorzystywane narzędzia AI pełniące funkcję pomocniczą nie zmieniały w istotny sposób danych wejściowych lub ich semantyki i były stosowane zgodnie z wymogami przejrzystości oraz ochrony danych osobowych wynikającymi z RODO i AI Act.

7.     Jeżeli w przyszłości TDGSoft wdroży funkcjonalności AI przetwarzające dane Klientów w ramach Aplikacji lub Współpracy (np. analizujące odpowiedzi Klientów, wyniki Aktywności lub dane z formularzy), zasady takiego przetwarzania, w tym:

a)     cele i podstawy prawne,

b)    kategorie danych,

c)     informacja o ewentualnym profilowaniu lub zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji,

d)    opis zabezpieczeń praw i wolności użytkowników,

- zostaną opisane w zaktualizowanej Polityce Prywatności przed udostępnieniem takich funkcjonalności, przy uwzględnieniu wymogów przejrzystości i oceny ryzyka z AI Act.

8.     TDGSoft nie podejmuje wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na użytkownika wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania danych, w tym profilowania, o którym mowa w art. 22 RODO oraz przepisach krajowych dotyczących zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

9.     TDGSoft nie stosuje profilowania w rozumieniu art. 22 RODO w odniesieniu do danych Klientów przetwarzanych w ramach Współpracy ze Specjalistą lub Organizacją. Dane te nie są używane do tworzenia profili służących ocenie aspektów osobistych Klienta (w szczególności dotyczących zdrowia, sytuacji psychicznej, zachowania, preferencji czy wyników pracy) ani do podejmowania wobec Klienta decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne.

10.  TDGSoft nie sprzedaje danych osobowych użytkowników (Klientów, Specjalistów, członków Organizacji) żadnym podmiotom trzecim. Dane osobowe nie są udostępniane w celach komercyjnych jako odrębny przedmiot obrotu.

11.  TDGSoft nie wykorzystuje danych Klienta przetwarzanych w ramach Współpracy do celów reklamowych, marketingowych ani profilowania reklamowego. W szczególności TDGSoft nie wykorzystuje do takich celów:

a)     odpowiedzi Klienta,

b)    ankiet, formularzy, kwestionariuszy,

c)     Komentarzy i Informacji zwrotnych,

d)    danych dotyczących zdrowia, zdrowia psychicznego,

e)    danych dotyczących emocji, nastroju, samopoczucia lub dobrostanu,

f)      informacji o postępach Klienta.

12.  Komunikacja marketingowa TDGSoft dotycząca usług Platformy może dotyczyć Strony internetowej, oferty, funkcji Platformy, treści edukacyjnych, zaproszeń na demo lub informacji o usługach. Komunikacja ta jest oddzielona od danych Klienta przetwarzanych w ramach Współpracy ze Specjalistą albo Organizacją i nie opiera się na danych wrażliwych ani na wynikach Aktywności, Programów czy innych materiałów wykorzystywanych w pracy z Klientem.

13.  TDGSoft nie wykorzystuje danych Klienta z Aplikacji ani danych Współpracy do targetowania reklam, profilowania reklamowego, sprzedaży danych ani tworzenia segmentów marketingowych opartych na danych dotyczących zdrowia, zdrowia psychicznego, emocji, nastroju, samopoczucia, dobrostanu lub wynikach Aktywności.

14.  Zgodnie z AI Act, przetwarzanie danych osobowych w związku z projektowaniem, rozwojem lub wykorzystywaniem systemów AI nie zastępuje ani nie ogranicza obowiązków wynikających z RODO oraz krajowych przepisów o ochronie danych osobowych. TDGSoft zobowiązuje się stosować równolegle wymagania RODO i AI Act, w szczególności:

a)     zasadę minimalizacji i ograniczenia celu dla danych osobowych,

b)    odpowiednie środki techniczne i organizacyjne chroniące dane osobowe (art. 24, 25, 32 RODO),

c)     obowiązki przejrzystości i informowania użytkowników o wykorzystaniu narzędzi AI zgodnie z art. 50 AI Act.

15.  Jeżeli TDGSoft korzysta z narzędzi AI dostarczanych przez zewnętrznych dostawców, przetwarzanie danych osobowych w tych narzędziach odbywa się wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji pomocniczych funkcji wskazanych w niniejszej sekcji, na podstawie właściwych umów (w szczególności umów powierzenia przetwarzania danych), przy zachowaniu wymogów poufności, integralności, rozliczalności oraz obowiązków informacyjnych wobec użytkowników.

 

 XV.         Odbiorcy danych i transfer danych poza EOG

1.     W związku z korzystaniem z Platformy, Strony internetowej, Aplikacji mobilnej oraz Panelu Specjalisty i Organizacji, dane osobowe użytkowników (Klientów, Specjalistów, członków Organizacji, osób kontaktujących się z TDGSoft) mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

1)    Dostawcy usług analitycznych i reklamowych dla Strony internetowej:

a)     Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads – dostawcy usług analitycznych i reklamowych online;

b)    Meta Ads – dostawca usług reklamowych w mediach społecznościowych;

c)     Cookiebot – dostawca rozwiązania do zarządzania plikami cookies i zgodami.

2)    Dostawcy usług newslettera i kampanii e‑mail marketingowych:

a)     dostawca usługi newslettera (Sender.net) – w zakresie obsługi zapisów na newsletter/komunikację marketingową, wysyłki wiadomości, statystyk otwarć i kliknięć.

3)    Dostawcy usług czatu i wsparcia technicznego:

a)     Crisp (https://crisp.chat/pl/) – w zakresie obsługi czatu, komunikacji z użytkownikami, wsparcia technicznego oraz kontaktu z zespołem Motivla.

4)    Dostawca hostingu i infrastruktury serwerowej:

a)     Hetzner (https://www.hetzner.com/) – jako dostawca hostingu i infrastruktury serwerowej, na której uruchamiane są elementy Platformy, aplikacje, bazy danych, API oraz inne komponenty systemu.

5)    Dostawcy usług e‑mail dla komunikacji systemowej:

a)     MailerSend (https://www.mailersend.com/) – w zakresie wysyłki wiadomości systemowych, powiadomień, zaproszeń, wiadomości związanych z kontem, bezpieczeństwem, rejestracją, aktywacją konta i innymi funkcjami Platformy.

6)    Dostawcy usług powiadomień push na urządzenia mobilne:

a)     Firebase Cloud Messaging / Google – w zakresie obsługi powiadomień push oraz zarządzania tokenami urządzeń;

b)    Apple Push Notification Service / Apple – w zakresie technicznego dostarczania powiadomień push na urządzenia z systemem iOS.

7)    Operator płatności i obsługa subskrypcji:

a)     Stripe – jako operator płatności oraz dostawca obsługi subskrypcji i cyklicznych opłat.

8)    Dostawca usługi fakturowania dla Specjalistów i Organizacji:

a)     zewnętrzny dostawca systemu fakturowania (Fakturownia) – w zakresie wystawiania i obsługi faktur dla Specjalistów lub Organizacji.

9)    Dostawcy technologii rozpoznawania mowy w przeglądarce lub systemie operacyjnym:

a)     dostawcy przeglądarek i systemów operacyjnych udostępniający mechanizmy typu Web Speech API lub podobne usługi rozpoznawania mowy (np. Google, Microsoft, Apple lub inni dostawcy technologii rozpoznawania mowy), w zakresie przetwarzania danych głosowych na tekst,

- w tym przypadku Motivla otrzymuje wyłącznie transkrypcję tekstową wynikową, a dane głosowe są przetwarzane zgodnie z zasadami prywatności właściwego dostawcy przeglądarki lub systemu operacyjnego.

10) Dostawca pośredniczący w dostępie do modeli AI:

a)     OpenRouter (https://openrouter.ai/) – jako dostawca pośredniczący w dostępie do wielu modeli sztucznej inteligencji różnych dostawców, wykorzystywanych pomocniczo w Platformie (np. do formatowania treści Specjalisty),

- TDGSoft może w przyszłości doprecyzować listę konkretnych modeli AI używanych za pośrednictwem OpenRouter w zaktualizowanej Polityce Prywatności, przy zachowaniu zasady minimalizacji danych oraz ograniczenia celu.

11) Dostawcy technologii rozpoznawania mowy w Aplikacji Klienta, w zależności od systemu i ustawień użytkownika dane głosowe mogą być przetwarzane lokalnie na urządzeniu albo przez zewnętrznego dostawcę, np.:

a)     iOS — Apple Inc. (framework: Speech – SFSpeechRecognizer; przetwarzanie głosu może odbywać się na serwerach Apple albo lokalnie, zgodnie z ustawieniami urządzenia i polityką prywatności Apple: https://www.apple.com/legal/privacy/) ;

b)    Android — Google LLC (API: Android SpeechRecognizer; przetwarzanie głosu może odbywać się z użyciem Google Speech Recognition / Google App, zgodnie z polityką prywatności Google);

c)     inne mechanizmy rozpoznawania mowy dostarczane przez system operacyjny, producenta urządzenia lub przeglądarkę,

- Aplikacja Klienta otrzymuje wyłącznie tekst będący wynikiem rozpoznawania mowy, natomiast dane głosowe są przetwarzane zgodnie z zasadami prywatności właściwego dostawcy technologii.

12) Inni odbiorcy:

a)     podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa (np. organy administracji publicznej, sądy, organy ścigania) – w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków prawnych ciążących na TDGSoft;

b)    podmioty świadczące usługi doradcze (np. prawne, podatkowe, audytowe), jeżeli jest to niezbędne do realizacji obowiązków prawnych lub obrony przed roszczeniami.

2.     Zakres danych przekazywanych odbiorcom, w zależności od rodzaju usługi oraz sytuacji, zakres przekazywanych danych może obejmować w szczególności:

1)    dla usług analitycznych/reklamowych (Google Analytics, Tag Manager, Ads, Meta Ads, Cookiebot) – dane eksploatacyjne i techniczne, takie jak identyfikatory cookies, adres IP, informacje o urządzeniu, przeglądarce, aktywności na stronie, ustawienia zgód cookies;

2)    dla newslettera (np. Sender.net lub inny wybrany dostawca) – adres e‑mail, imię, informacja o wyrażonej zgodzie marketingowej, data zapisu, źródło zapisu, dane techniczne związane z wysyłką, otwarciami wiadomości i kliknięciami w linki;

3)    dla Crisp – imię, adres e‑mail, treść wiadomości, dane techniczne przeglądarki, adres IP, informacje o sesji oraz historia komunikacji;

4)    dla Hetzner – wszelkie dane aplikacyjne przetwarzane w ramach Platformy (w tym dane Organizacji, Specjalistów, Klientów, dane techniczne, logi systemowe), w zakresie niezbędnym do świadczenia usług hostingu i infrastruktury;

5)    dla MailerSend – adres e‑mail odbiorcy, imię i nazwisko, treść wiadomości, temat wiadomości, dane techniczne wysyłki oraz informacje o doręczeniu wiadomości;

6)    dla Firebase Cloud Messaging/Apple Push Notification Service – identyfikatory urządzeń, tokeny powiadomień push oraz dane techniczne niezbędne do dostarczenia powiadomień;

7)    dla Stripe – nazwa organizacji, adres e‑mail organizacji, adres e‑mail Specjalisty zakładającego organizację, dane identyfikujące klienta w systemie Stripe (np. identyfikator klienta), dane dotyczące płatności, subskrypcji i statusu płatności oraz dane techniczne związane z autoryzacją i rozliczeniami;

8)    dla dostawcy usługi fakturowania (np. Fakturownia lub inny wybrany dostawca) – nazwa organizacji, imię i nazwisko, adres, NIP, adres e‑mail, dane płatności, dane subskrypcji oraz informacje niezbędne do wystawienia, obsługi i przechowywania faktur;

9)    dla dostawców rozpoznawania mowy (Web Speech API, Apple Speech, Android SpeechRecognizer i inne) – dane głosowe użytkownika przetwarzane w celu uzyskania transkrypcji tekstowej, zgodnie z zasadami prywatności właściwego dostawcy technologii; do Aplikacji/Panelu przekazywany jest wyłącznie wynik w postaci tekstu;

10) dla OpenRouter – treści wprowadzane przez Specjalistę lub Organizację do funkcji AI pomocniczo formatującej treści (np. Aktywności, Programy, Materiały, zalecenia, Komentarze), przy czym TDGSoft zobowiązuje Specjalistów do nieprzekazywania w tych treściach danych osobowych Klientów ani szczególnych kategorii danych, chyba że jest to niezbędne i zgodne z RODO.

3.     Zakres tych danych jest każdorazowo ograniczany do minimum niezbędnego do realizacji danego celu, zgodnie z zasadą minimalizacji danych i ograniczenia celu.

4.     W stosunku do części powyższych dostawców TDGSoft zawiera umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, co oznacza, że działają oni jako podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu TDGSoft. Dotyczy to w szczególności:

a)     Hetzner – jako dostawca hostingu i infrastruktury serwerowej;

b)    MailerSend – jako dostawca wysyłki wiadomości systemowych;

c)     Crisp – jako dostawca czatu;

d)    Stripe – jako operator płatności i obsługi subskrypcji;

e)    dostawca usługi fakturowania (np. Fakturownia);

f)      dostawca usługi newslettera (np. Sender.net);

g)     OpenRouter – jako dostawca pośredniczący w dostępie do modeli AI, w zakresie pomocniczego formatowania treści Specjalisty.

5.     Inne podmioty, takie jak Google (Analytics, Tag Manager, Ads, Firebase, Android SpeechRecognizer), Meta Ads, Apple (Apple Push Notification Service, Speech framework), Cookiebot oraz dostawcy przeglądarek implementujący Web Speech API, mogą przetwarzać dane jako niezależni administratorzy, w zakresie określonym ich własnymi politykami prywatności, przy jednoczesnym wykonywaniu przez TDGSoft obowiązków informacyjnych i zapewnieniu zgodności z RODO oraz przepisami dotyczącymi plików cookies i komunikacji elektronicznej.

6.     W związku z korzystaniem z usług:

a)     Google (Analytics, Tag Manager, Ads, Firebase Cloud Messaging, Android SpeechRecognizer),

b)    Meta Ads,

c)     Apple Push Notification Service oraz frameworków rozpoznawania mowy Apple,

d)    Stripe,

e)    MailerSend,

f)      potencjalnego dostawcy newslettera (np. Sender.net),

g)     OpenRouter,

-  może dochodzić do przekazywania danych osobowych do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy), w szczególności do Stanów Zjednoczonych lub innych krajów, w których ci dostawcy mają swoje siedziby lub centra danych. W takich przypadkach przekazywanie danych odbywa się wyłącznie przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń, przewidzianych w rozdziale V RODO, w szczególności na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, jeżeli ma ona zastosowanie; na podstawie standardowych klauzul umownych lub innych odpowiednich instrumentów zapewniających właściwy stopień ochrony danych osobowych.

7.     Informacje o stosowanych zabezpieczeniach i sposobie uzyskania ich kopii (np. treści standardowych klauzul umownych) TDGSoft udostępnia na żądanie osoby, której dane dotyczą.

 

XVI.         Okres przechowywania danych

1.     Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub potrzebny do dochodzenia albo obrony przed roszczeniami.

2.     Dane Konta technicznego są przechowywane przez okres posiadania konta oraz przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, obsługi zgłoszeń, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami albo realizacji obowiązków prawnych.

3.     Dane Specjalisty są przechowywane przez okres korzystania z Platformy, okres trwania umowy oraz przez okres wymagany przepisami księgowymi, podatkowymi lub potrzebny do dochodzenia albo obrony przed roszczeniami.

4.     Dane Klienta przetwarzane w ramach Współpracy są przechowywane zgodnie z decyzją Specjalisty albo Organizacji jako administratora danych. TDGSoft przechowuje te dane jako podmiot przetwarzający przez czas wynikający z umowy ze Specjalistą albo Organizacją, konfiguracji Platformy, polecenia administratora danych lub obowiązków wynikających z prawa.

5.     Logi techniczne, dane diagnostyczne i dane bezpieczeństwa mogą być przechowywane przez ograniczony czas potrzebny do zapewnienia stabilności, bezpieczeństwa, diagnostyki, wykrywania nadużyć oraz ochrony przed roszczeniami.

6.     Dane związane z kontaktem, supportem, reklamacjami i korespondencją są przechowywane przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a następnie mogą być archiwizowane przez okres niezbędny do wykazania przebiegu kontaktu, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, realizacji obowiązków prawnych albo zapewnienia bezpieczeństwa Platformy.

7.     Dane przetwarzane w celu wysyłki newslettera, komunikacji marketingowej lub obsługi zapytań marketingowych są przechowywane do czasu cofnięcia zgody, wypisania się z newslettera, zgłoszenia skutecznego sprzeciwu albo zakończenia obsługi zapytania, a następnie mogą być przechowywane przez okres niezbędny do wykazania udzielenia zgody, jej cofnięcia, obsługi roszczeń, prowadzenia wewnętrznych statystyk lub realizacji obowiązków prawnych.

8.     Dane związane z komunikacją w mediach społecznościowych mogą być przechowywane zgodnie z zasadami działania danego serwisu społecznościowego oraz przez okres potrzebny do obsługi kontaktu, archiwizacji korespondencji, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

9.     Dane zapisane w kopiach zapasowych mogą być przechowywane przez okres wynikający z cyklu retencji kopii zapasowych. Dane te nie są wykorzystywane do innych celów niż zapewnienie bezpieczeństwa, integralności i odtworzenia działania Platformy.

 

XVII.         Usunięcie konta i żądanie usunięcia danych

1.     Użytkownik może zażądać usunięcia konta lub danych osobowych, kontaktując się z TDGSoft pod adresem wskazanym w niniejszej Polityce Prywatności.

2.     Jeżeli Aplikacja lub Platforma udostępnia funkcję usunięcia konta bezpośrednio w interfejsie, użytkownik może skorzystać również z tej funkcji.

3.     Jeżeli Aplikacja umożliwia utworzenie Konta Klienta, TDGSoft udostępnia użytkownikowi możliwość złożenia żądania usunięcia konta i danych w Aplikacji albo za pośrednictwem wskazanego formularza internetowego.

4.     Usunięcie Konta technicznego lub Konta Klienta może uniemożliwić dalsze korzystanie z Aplikacji albo Platformy.

5.     Usunięcie konta oznacza usunięcie albo anonimizację danych przetwarzanych przez TDGSoft jako administratora, chyba że dalsze przechowywanie określonych danych jest wymagane lub dozwolone przez przepisy prawa, niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa, rozliczeń, obsługi roszczeń albo zachowania integralności kopii zapasowych przez okres ich retencji.

6.     W przypadku danych Klienta przetwarzanych w ramach Współpracy decyzję o usunięciu danych podejmuje Specjalista albo Organizacja jako administrator danych. Klient powinien kierować żądanie usunięcia takich danych w pierwszej kolejności do właściwego Specjalisty albo Organizacji. TDGSoft może wspierać Specjalistę albo Organizację technicznie w realizacji takiego żądania.

7.     W przypadku aplikacji dostępnej w Google Play TDGSoft może udostępnić użytkownikom również link internetowy umożliwiający złożenie żądania usunięcia konta i danych.

 

XVIII.         Prawa osób, których dane dotyczą

1.     Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z RODO, w zakresie i na zasadach określonych w przepisach prawa.

2.     Prawa te obejmują w szczególności:

a)     prawo dostępu do danych;

b)    prawo do uzyskania kopii danych;

c)     prawo do sprostowania danych;

d)    prawo do usunięcia danych;

e)    prawo do ograniczenia przetwarzania;

f)      prawo do przenoszenia danych;

g)     prawo sprzeciwu;

h)    prawo do cofnięcia zgody, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody;

i)      prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

3.     Odpowiedź na żądanie dotyczące praw wynikających z RODO jest udzielana bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania. W przypadkach przewidzianych przez RODO termin ten może zostać przedłużony, o czym osoba składająca żądanie zostanie poinformowana.

4.     Jeżeli dane są przetwarzane w celach marketingowych na podstawie zgody, osoba, której dane dotyczą, może cofnąć zgodę w każdym czasie. Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu TDGSoft, osoba, której dane dotyczą, może wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania.

5.     W zakresie danych przetwarzanych przez TDGSoft jako administratora użytkownik może kierować żądania bezpośrednio do TDGSoft.

6.     W zakresie danych Klienta przetwarzanych w ramach Współpracy Klient powinien kierować żądania w pierwszej kolejności do Specjalisty albo Organizacji jako administratora danych. TDGSoft może wspierać Specjalistę albo Organizację technicznie w realizacji tych żądań.

 

XIX.         Osoby małoletnie

1.     Aplikacja Motivla może być używana przez osoby małoletnie wyłącznie wtedy, gdy jest to zgodne z przepisami prawa oraz zasadami określonymi przez Specjalistę albo Organizację.

2.     Odpowiedzialność za ustalenie podstawy prawnej przetwarzania danych osoby małoletniej, uzyskanie wymaganej zgody przedstawiciela ustawowego oraz wykonanie obowiązków informacyjnych spoczywa na Specjaliście albo Organizacji jako administratorze danych Klienta.

3.     TDGSoft nie kieruje Aplikacji samodzielnie do dzieci jako niezależnej usługi konsumenckiej i nie wykorzystuje danych osób niepełnoletnich do reklamy behawioralnej.

 

 XX.         Bezpieczeństwo danych, naruszenia, linki zewnętrzne i zmiany Polityki

1.     TDGSoft stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych.

2.     Środki te mogą obejmować w szczególności:

a)     szyfrowanie transmisji danych;

b)    stosowanie protokołu HTTPS/TLS;

c)     kontrolę dostępu;

d)    role i uprawnienia użytkowników;

e)    ograniczony dostęp do systemów produkcyjnych;

f)      monitorowanie bezpieczeństwa infrastruktury;

g)     regularne aktualizacje zabezpieczeń;

h)    kopie zapasowe;

i)      procedury reagowania na incydenty;

j)      poufność osób upoważnionych do dostępu do danych;

k)     techniczne zabezpieczenia kont i sesji.

3.     Użytkownik powinien we własnym zakresie chronić dane logowania, PIN, urządzenie oraz dostęp do poczty elektronicznej używanej do logowania lub odbierania zaproszeń.

4.     W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych TDGSoft podejmuje działania wymagane przez przepisy prawa. Jeżeli TDGSoft działa jako podmiot przetwarzający, informuje właściwego administratora danych, czyli Specjalistę albo Organizację. Jeżeli TDGSoft działa jako administrator danych, wykonuje obowiązki wynikające z RODO, w tym dokonuje zgłoszeń do organu nadzorczego lub zawiadamia osoby, których dane dotyczą, jeżeli jest to wymagane przez przepisy prawa.

5.     Platforma, Aplikacja, Panel Specjalisty, Organizacji lub Strona internetowa Motivla mogą zawierać linki do stron internetowych, aplikacji lub usług innych podmiotów. Niniejsza Polityka Prywatności nie opisuje zasad przetwarzania danych przez te zewnętrzne podmioty. Dotyczy to w szczególności App Store, Google Play, zewnętrznych dostawców logowania, operatora płatności Stripe, operatorów serwisów społecznościowych, dostawców narzędzi newsletterowych, mailingowych, analitycznych lub marketingowych oraz systemowych lub przeglądarkowych usług rozpoznawania mowy wykorzystywanych przez przeglądarkę lub system operacyjny, jeżeli Specjalista korzysta z funkcji dyktowania lub zamiany mowy na tekst w Panelu Specjalisty.

6.     Informacje wskazane w niniejszej Polityce Prywatności powinny odpowiadać informacjom przekazywanym w App Store Connect oraz Google Play Console, w szczególności w zakresie kategorii danych, celów przetwarzania, udostępniania danych, danych diagnostycznych, danych wrażliwych, danych technicznych i zasad usuwania konta.

7.     TDGSoft może okresowo aktualizować niniejszą Politykę Prywatności, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, funkcjonalności Platformy, Panelu Specjalisty, Aplikacji lub Strony internetowej Motivla, zakresu przetwarzanych danych, dostawców usług, wymagań App Store lub Google Play albo potrzeby doprecyzowania zasad przetwarzania danych.

8.     Aktualna wersja Polityki Prywatności będzie dostępna na Stronie internetowej, w Platformie lub w Aplikacji.

9.     O istotnych zmianach użytkownicy mogą zostać poinformowani odpowiednim kanałem, w szczególności przez e-mail, komunikat w Panelu Specjalisty, Organizacji lub komunikat w Aplikacji.

 

XXI.         Kontakt

1.     W sprawach dotyczących niniejszej Polityki Prywatności lub przetwarzania danych osobowych przez TDGSoft można skontaktować się pod adresem:

TDGSoft sp. z o.o.

ul. Składowa 44C

62-081 Przeźmierowo

e-mail: privacy@motivla.com

2.     W sprawach dotyczących danych przetwarzanych w ramach Współpracy Klient powinien kontaktować się w pierwszej kolejności ze swoim Specjalistą albo Organizacją.

3.     W sprawach dotyczących Konta technicznego, logowania, bezpieczeństwa, działania Aplikacji, Panelu Specjalisty, danych technicznych, zgłoszeń, marketingu, newslettera lub supportu można kontaktować się bezpośrednio z TDGSoft.